Teams

En bref

Avec Teams, votre assistant lit la transcription d'une réunion Teams à partir de son lien, et la rattache au bon dossier. Il peut ensuite en faire un résumé, une liste de décisions ou des tâches dans un autre outil.

Ce que Teams ne fait pas avec Mitogen : écrire dans Teams, lire les conversations ou les canaux.

Deux temps :

1. Un admin de l'espace Mitogen ouvre Teams pour l'équipe, sur l'organisation Microsoft de l'entreprise. Si l'accord Microsoft a déjà été donné pour Outlook ou Fichiers Microsoft, il n'y a rien à refaire.
2. Chaque personne connecte son compte professionnel Microsoft, dans Connexions.

Avant de commencer

Vous êtes membre de l'équipe ? Passez directement à Connecter mon compte.

Ouvrir Teams pour l'équipe

1. Ouvrez Modules : https://mitogen.ai/console/modules.
2. Sur la carte Teams, cliquez sur Ouvrir. Une courte présentation s'affiche : « Teams, avec votre assistant ».
3. Cliquez sur Ouvrir Teams. La fenêtre garde le titre Ouvrir Teams. Les étapes dépendent de votre situation :
   • organisation Microsoft déjà autorisée (par exemple pour Outlook) : Organisation · Nom · Accès ;
   • première organisation de l'espace : Accord · Nom · Accès ;
   • nouvelle organisation en plus : Organisation · Accord · Nom · Accès.

Pas encore prêt ? Plus tard referme la fenêtre sans rien créer.

Le lien Aide ↗, en bas de la fenêtre, ouvre la section de cette page qui correspond à l'étape affichée. Si vous fermez avant la fin, la carte affiche À terminer et Reprendre vous ramène où vous en étiez.

Étape · Organisation

• Le titre « Quelle organisation Microsoft ? ».
• Une carte par organisation déjà autorisée sur l'espace (« Déjà autorisée sur cet espace »), et une dernière carte Une autre organisation.
• Une carte grisée « Déjà ouverte pour Teams » signale que Teams est déjà ouvert sur cette organisation.
• Boutons Continuer et Annuler.

Choisissez votre organisation, puis Continuer : aucun nouvel accord n'est nécessaire. Sinon, choisissez Une autre organisation : l'étape Accord s'ajoute.

Étape · Accord

Un administrateur de votre organisation Microsoft autorise Mitogen, une fois pour l'espace. L'écran le rappelle : « Un administrateur Microsoft 365 donne son accord une seule fois. Il servira aussi à Outlook et aux Fichiers Microsoft. »

1. Champ Nom de l'organisation (facultatif), exemple « Ex. Atelier Dupont ».
2. Cliquez sur Ouvrir Microsoft. Un onglet Microsoft s'ouvre.
3. Connectez-vous avec un compte d'administrateur de votre organisation Microsoft qui peut donner un accord pour toute l'organisation.
4. Lisez les autorisations demandées, puis acceptez-les.
5. Revenez dans Mitogen et cliquez sur J'ai terminé. Onglet fermé trop tôt ? Rouvrir Microsoft.

Ce que Mitogen demande pour Teams : des autorisations déléguées uniquement, en lecture : lire les réunions en ligne et leurs transcriptions, au nom de la personne connectée. Aucune autorisation d'écriture dans Teams.

Les messages possibles (accord pas encore arrivé, refusé, organisation déjà autorisée, Microsoft qui ne répond pas) sont expliqués sur la page Outlook. Ils sont identiques.

Étape · Nom

Champ Nom affiché, prérempli avec « Teams ». Gardez-le ou précisez, par exemple « Teams Direction ». Cliquez sur Enregistrer.

Étape · Accès

Ici, vous choisissez qui peut se servir de Teams, et ce que l'assistant pourra y faire pour chaque personne. Cet écran est le même pour tous les outils.

À l'écran : la ligne « Donner l'accès » et l'aide « Chaque personne reçoit un mail et connecte son compte professionnel. »

• Un bloc pour cette liaison Teams, titré de son nom (par exemple « Teams Direction »).
• Dans chaque bloc, les membres de l'espace, avec une case par personne. Vous apparaissez comme Vous, déjà coché.
• Sur chaque ligne cochée, les cinq droits. Lecture est activée et verrouillée. Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent pour cette personne. Pour Teams, seul Lecture a un effet (voir Les droits).
• Boutons Donner l'accès et Plus tard.

Ce que vous faites

1. Dans chaque bloc, cochez les personnes concernées.
2. Pour chacune, activez les droits dont elle a besoin. Ce que chaque droit permet dans Teams : voir Les droits.
3. Vous pouvez décocher Vous dès qu'une autre personne est cochée dans le même bloc.
4. Cliquez sur Donner l'accès.

Tant qu'un bloc n'a personne, Donner l'accès reste grisé et une ligne s'affiche dessous : « Ajoutez au moins une personne à Teams Direction. »

Ensuite

L'écran confirme : « L'équipe peut maintenant utiliser Teams. », puis « 2 personnes vont recevoir un mail. » S'il n'y en a qu'une : « 1 personne va recevoir un mail. » Cliquez sur Terminer.

Si le mail n'a pas pu partir, l'écran affiche « L'accès est enregistré. Le message n'est pas parti. Copiez le lien Connexions. » Copiez le lien proposé et envoyez-le vous-même à vos collègues.

Si vous cliquez sur Plus tard, tout ce qui précède est enregistré, mais personne n'a accès. La carte affiche À terminer avec la ligne « Accès à accorder ». Reprendre vous ramène à cette étape.

Les droits se changent ensuite à tout moment, dans Équipe › Droits connexions (voir Les droits).

Connecter mon compte

1. Ouvrez Connexions : https://mitogen.ai/console/connections.
2. Sous Teams, cliquez sur Connecter mon compte.
3. Connectez-vous chez Microsoft avec votre adresse professionnelle, et acceptez si Microsoft vous le demande.
4. De retour dans Mitogen, votre compte apparaît sous la liaison.

Ensuite, dans la conversation avec votre assistant, collez le lien de participation à la réunion Teams, celui de l'invitation (il contient teams.microsoft.com/l/meetup-join). L'assistant lit la dernière transcription de cette réunion.

Si votre compte n'appartient pas à l'organisation liée, Microsoft ou Mitogen le refuse : reconnectez-vous avec la bonne adresse.

Les droits

Les droits se règlent par personne et par liaison.

Les règles communes

• Lecture est donnée d'office avec l'accès. Elle est verrouillée et ne peut pas être retirée.
• Les quatre autres droits se règlent personne par personne, à l'étape Accès puis à tout moment. Seul un admin ou le propriétaire de l'espace les règle.
• Il faut le droit dans Mitogen et le droit dans Microsoft : l'assistant ne lit que ce que la personne connectée peut lire dans Teams.
• Retirer l'accès à une personne coupe aussi ses connexions sur cette liaison.

Pour Teams, seul Lecture a un usage. Les cinq droits s'affichent comme partout, mais Mitogen ne sait rien écrire dans Teams. Si vous activez Créer, Modifier, Supprimer ou Envoyer, toute demande correspondante sera refusée.

Ce que l'assistant ne peut pas faire, quel que soit le droit : chercher parmi toutes vos réunions (il lui faut le lien), lire ou écrire dans les conversations et les canaux.

Où régler les droits : à l'étape Accès quand vous ouvrez l'outil, puis à tout moment dans Équipe › Droits connexions.

Si ça bloque

Retirer l'accès

1. Une personne : Connexions ‣ Révoquer ce compte.
2. Un admin, pour une personne : fiche de la liaison ‣ section Accès ‣ retirer la personne. Ses connexions sur cette liaison sont révoquées.
3. Un admin, pour toute la liaison : fiche de la liaison ‣ Retirer la liaison.
4. Côté Microsoft : mêmes chemins que pour Outlook, voir Outlook › Retirer l'accès. Attention, l'accord est commun à Outlook, Teams et Fichiers Microsoft.

Les transcriptions déjà rattachées à un dossier y restent.

Docs officielles

Toutes ces pages existent en français.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il écrire dans Teams ?

Non. Il lit seulement les transcriptions de réunion.

L'assistant enregistre-t-il mes réunions ?

Non. Il lit une transcription que Teams a déjà produite.

Faut-il refaire l'accord Microsoft si Outlook est déjà ouvert ?

Non. Choisissez la même organisation à l'étape Organisation.

Pourquoi voir Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer si rien n'est possible ?

Pour que l'écran des droits soit le même pour tous les outils. Pour Teams, ces droits n'ont aucun effet.