Sur cette page

Gmail (avec Google Agenda et Contacts)

En bref

Avec Gmail, votre assistant lit vos mails, prépare des brouillons de réponse, consulte votre agenda Google et vos contacts Google.

Deux temps :

Un admin de l'espace Mitogen ouvre Gmail pour l'équipe. Aucun compte Google n'est demandé à cette étape : comptez une minute.
Chaque personne connecte son propre compte Google, dans Connexions.

Ce qu'il faut retenir :

Comptes Google Workspace et comptes @gmail.com acceptés.
L'assistant n'envoie un mail que s'il en a le droit, et seulement le brouillon préparé.
L'assistant ne supprime jamais de mail.

Avant de commencer

À avoir	Pourquoi	Comment le vérifier
Vous êtes admin ou propriétaire de l'espace Mitogen	Seuls eux peuvent ouvrir un outil pour l'équipe.	La rubrique Modules vous est accessible.
Si votre entreprise utilise Google Workspace : Mitogen autorisé	Un administrateur Google Workspace peut bloquer ou limiter les applications tierces.	Voir Contrôler les applications qui accèdent aux données Google Workspace ↗.
Pour chaque membre : un compte Google avec Gmail	C'est sa boîte que l'assistant lira.

Vous êtes membre de l'équipe ? Passez directement à Connecter mon compte.

Ouvrir Gmail pour l'équipe

Ouvrez Modules : https://mitogen.ai/console/modules.
Sur la carte Gmail, cliquez sur Ouvrir. Une courte présentation s'affiche : « Gmail, avec votre assistant ».
Cliquez sur Ouvrir Gmail. Gmail est ouvert tout de suite pour l'espace : « Gmail est ouvert pour cet espace. » La fenêtre prend le titre Ouvrir Gmail et il reste deux étapes : Nom · Accès.

Pas encore prêt ? Plus tard referme la fenêtre sans rien créer. Si l'ouverture échoue : « Gmail n'a pas pu être ouvert. Réessayez. »

Le lien Aide ↗, en bas de la fenêtre, ouvre la section de cette page qui correspond à l'étape affichée. Si vous fermez avant la fin, la carte affiche À terminer et Reprendre vous ramène où vous en étiez.

Étape · Nom

À l'écran : le titre « Lien prêt », l'aide « Gmail est prêt pour l'espace. Il reste à choisir qui y a accès. », et le champ Nom du lien, prérempli avec « Gmail ».

Précisez le nom si besoin, par exemple « Gmail Ventes », puis cliquez sur Enregistrer.

Étape · Accès

Ici, vous choisissez qui peut se servir de Gmail, et ce que l'assistant pourra y faire pour chaque personne. Cet écran est le même pour tous les outils.

À l'écran : la ligne « Donner l'accès » et l'aide « Chaque personne reçoit un mail et connecte son compte Google. Google lui demandera trois accès : mails, agenda, contacts. »

Un bloc pour cette liaison Gmail, titré de son nom (celui choisi à l'étape Nom, par exemple « Gmail Ventes »).
Dans chaque bloc, les membres de l'espace, avec une case par personne. Vous apparaissez comme Vous, déjà coché.
Sur chaque ligne cochée, les cinq droits. Lecture est activée et verrouillée. Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent pour cette personne.
Boutons Donner l'accès et Plus tard.

Ce que vous faites

Dans chaque bloc, cochez les personnes concernées.
Pour chacune, activez les droits dont elle a besoin. Ce que chaque droit permet dans Gmail : voir Les droits.
Vous pouvez décocher Vous dès qu'une autre personne est cochée dans le même bloc.
Cliquez sur Donner l'accès.

Tant qu'un bloc n'a personne, Donner l'accès reste grisé et une ligne s'affiche dessous : « Ajoutez au moins une personne à Gmail Ventes. »

Ensuite

L'écran confirme : « L'équipe peut maintenant utiliser Gmail. », puis « 2 personnes vont recevoir un mail. » S'il n'y en a qu'une : « 1 personne va recevoir un mail. » Cliquez sur Terminer.

Si le mail n'a pas pu partir, l'écran affiche « L'accès est enregistré. Le message n'est pas parti. Copiez le lien Connexions. » Copiez le lien proposé et envoyez-le vous-même à vos collègues.

Si vous cliquez sur Plus tard, tout ce qui précède est enregistré, mais personne n'a accès. La carte affiche À terminer avec la ligne « Accès à accorder ». Reprendre vous ramène à cette étape.

Les droits se changent ensuite à tout moment, dans Équipe › Droits connexions (voir Les droits).

Connecter mon compte

Ouvrez Connexions : https://mitogen.ai/console/connections.
Sous Gmail, cliquez sur Connecter mon compte.
Google s'ouvre. Choisissez votre compte.
Google affiche les accès demandés pour Gmail, Google Agenda et Google Contacts. S'il propose des cases à cocher, laissez-les toutes cochées, puis acceptez.
De retour dans Mitogen, votre compte apparaît sous la liaison.

Si vous décochez l'un des trois, Mitogen affiche « Google n'a pas accordé les trois accès. Rien n'a été enregistré. » Recommencez en laissant tout coché.

Ce que Mitogen demande à Google : lire et gérer vos mails, gérer votre agenda et vos contacts, et votre adresse e-mail pour savoir qui est connecté. Mitogen agit toujours avec votre compte et vos droits Google.

Les droits

Les droits se règlent par personne et par liaison.

Les règles communes

Lecture est donnée d'office avec l'accès. Elle est verrouillée et ne peut pas être retirée.
Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent personne par personne : à l'étape Accès, puis à tout moment. Seul un admin ou le propriétaire de l'espace les règle.
Il faut le droit dans Mitogen et le droit dans Google pour le compte connecté.
Retirer l'accès à une personne coupe aussi ses connexions sur cette liaison.

Droit	Ce qu'il permet	Ce qu'il ne permet pas
Lecture	Chercher et lire les mails, les pièces jointes, les événements, les contacts et les agendas.	Changer quoi que ce soit.
Créer	Préparer un brouillon : nouveau mail, réponse, réponse à tous, transfert. Créer un événement. Créer un contact.	Envoyer. Le brouillon reste dans vos Brouillons.
Modifier	Marquer un mail lu ou non lu. Modifier un brouillon, y ajouter une pièce jointe. Modifier un événement ou un contact.	Poser un libellé, une catégorie ou un filtre. Modifier les réglages d'un agenda.
Supprimer	Annuler un événement dont vous êtes l'organisateur : les invités sont prévenus par Google. Supprimer un contact.	Supprimer un mail : jamais.
Envoyer	Envoyer le brouillon préparé, et seulement lui.	Écrire et envoyer un mail d'un seul coup, sans brouillon.

Bon à savoir : préparer une réponse ne marque pas le mail d'origine comme lu. Les boîtes partagées ne sont pas prises en charge.

Où régler les droits : à l'étape Accès quand vous ouvrez l'outil, puis à tout moment dans Équipe › Droits connexions.

Si ça bloque

Ce que vous voyez	La cause la plus probable	Que faire
« Google n'a pas accordé les trois accès. Rien n'a été enregistré. »	Un des trois accès a été décoché.	Recommencez et laissez Gmail, Agenda et Contacts cochés.
Google indique que l'application est bloquée par votre organisation	Votre administrateur Google Workspace limite les applications tierces.	Il peut autoriser Mitogen : Menu ‣ Sécurité ‣ Contrôle des accès et des données ‣ Commandes des API (doc Google ↗).
L'assistant dit qu'il n'a pas le droit d'envoyer	Le droit Envoyer n'est pas activé pour vous.	Demandez-le à votre admin Mitogen. Sinon, envoyez le brouillon vous-même depuis Gmail.
L'assistant ne peut pas annuler une réunion	Vous n'en êtes pas l'organisateur.	Demandez à l'organisateur.
À reconnecter	Google a fermé la session (mot de passe changé, accès retiré).	Reconnecter dans Connexions.

Retirer l'accès

Une personne : Connexions ‣ Révoquer ce compte.
Un admin, pour une personne : fiche de la liaison ‣ section Accès ‣ retirer la personne. Ses connexions sur cette liaison sont révoquées.
Un admin, pour la liaison : fiche de la liaison ‣ Retirer la liaison.
Côté Google, chaque personne : page Applications associées de votre compte Google ↗. Sous Accès à votre compte Google, sélectionnez Mitogen, puis Afficher les détails ‣ Supprimer l'accès ‣ Confirmer (aide Google ↗).
Côté Google, pour toute l'organisation (administrateur Google Workspace) : Menu ‣ Sécurité ‣ Contrôle des accès et des données ‣ Commandes des API, puis passer Mitogen en Bloquée.

Vos mails restent dans Gmail. Rien n'est supprimé quand vous retirez un accès.

Docs officielles

Sujet	Lien
Aide Gmail	Aide Gmail ↗
Comprendre l'accès d'une application tierce	Partager certains droits d'accès aux données de votre compte Google avec des applications tierces ↗
Retirer l'accès d'une application	Gérer les associations entre votre compte Google et les applications d'autres développeurs ↗
Autoriser ou bloquer une application tierce (administrateur)	Contrôler l'accès des applications ↗
Rôles d'administrateur Google Workspace	Rôles d'administrateur prédéfinis ↗

Toutes ces pages existent en français.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il supprimer mes mails ?

Non, jamais.

L'assistant peut-il envoyer un mail à ma place ?

Seulement avec le droit Envoyer, et seulement le brouillon qu'il a préparé.

Pourquoi Google demande-t-il aussi l'Agenda et les Contacts ?

Pour que l'assistant puisse proposer un créneau, retrouver un contact ou créer un événement. Les trois vont ensemble : sans l'un d'eux, la connexion n'est pas enregistrée.

Faut-il un compte Google Workspace ?

Non. Un compte @gmail.com fonctionne aussi.