Teams

Kurz gesagt

Mit Teams liest Ihr Assistent das Transkript einer Teams-Besprechung über ihren Link und legt es im richtigen Fall ab. Daraus kann er eine Zusammenfassung, eine Liste von Entscheidungen oder Aufgaben in einem anderen Werkzeug machen.

Was Teams mit Mitogen nicht tut: in Teams schreiben, Chats oder Kanäle lesen.

Zwei Schritte:

1. Ein Admin des Mitogen-Arbeitsbereichs öffnet Teams für das Team, auf der Microsoft-Organisation des Unternehmens. Wurde die Microsoft-Zustimmung schon für Outlook oder Microsoft-Dateien erteilt, ist nichts zu wiederholen.
2. Jede Person verbindet ihr geschäftliches Microsoft-Konto, unter Verbindungen.

Bevor Sie beginnen

Sie sind Teammitglied? Gehen Sie direkt zu Mein Konto verbinden.

Teams für das Team öffnen

1. Öffnen Sie Module: https://mitogen.ai/console/modules.
2. Klicken Sie auf der Karte Teams auf Öffnen. Eine kurze Vorstellung erscheint: „Teams mit Ihrem Assistenten“.
3. Klicken Sie auf Teams öffnen. Das Fenster behält den Titel Teams öffnen. Die Schritte hängen von Ihrer Lage ab:
   • Microsoft-Organisation bereits autorisiert (zum Beispiel für Outlook): Organisation · Name · Zugang;
   • erste Organisation des Arbeitsbereichs: Zustimmung · Name · Zugang;
   • eine weitere, neue Organisation: Organisation · Zustimmung · Name · Zugang.

Noch nicht so weit? Später schließt das Fenster, ohne etwas anzulegen.

Der Link Hilfe ↗ unten im Fenster öffnet den Abschnitt dieser Seite, der zum angezeigten Schritt gehört. Schließen Sie vor dem Ende, zeigt die Karte Abzuschließen, und Fortsetzen bringt Sie dorthin zurück, wo Sie waren.

Schritt · Organisation

• Der Titel „Welche Microsoft-Organisation?“.
• Eine Karte pro Organisation, die im Arbeitsbereich bereits autorisiert ist („In diesem Arbeitsbereich bereits autorisiert“), und eine letzte Karte Eine andere Organisation.
• Eine ausgegraute Karte „Bereits geöffnet für Teams.“ zeigt, dass Teams auf dieser Organisation schon geöffnet ist.
• Schaltflächen Weiter und Abbrechen.

Wählen Sie Ihre Organisation, dann Weiter: Eine neue Zustimmung ist nicht nötig. Sonst wählen Sie Eine andere Organisation: Der Schritt Zustimmung kommt hinzu.

Schritt · Zustimmung

Ein Administrator Ihrer Microsoft-Organisation autorisiert Mitogen, einmal für den Arbeitsbereich. Der Bildschirm erinnert daran: „Ein Microsoft-365-Administrator stimmt einmal zu. Das gilt auch für Outlook und Microsoft-Dateien.“

1. Feld Organisationsname (optional), Beispiel „z. B. Werkstatt Müller“.
2. Klicken Sie auf Microsoft öffnen. Ein Microsoft-Tab öffnet sich.
3. Melden Sie sich mit dem Konto eines Administrators Ihrer Microsoft-Organisation an, der eine Zustimmung für die ganze Organisation erteilen kann.
4. Lesen Sie die angefragten Berechtigungen und stimmen Sie zu.
5. Kehren Sie zu Mitogen zurück und klicken Sie auf Fertig. Tab zu früh geschlossen? Microsoft erneut öffnen.

Was Mitogen für Teams anfragt: nur delegierte Berechtigungen, nur lesend: Onlinebesprechungen und ihre Transkripte lesen, im Namen der angemeldeten Person. Keine Schreibberechtigung in Teams.

Die möglichen Meldungen (Zustimmung noch nicht da, abgelehnt, Organisation bereits autorisiert, Microsoft antwortet nicht) sind auf der Seite Outlook erklärt. Sie sind identisch.

Schritt · Name

Feld Anzeigename, vorausgefüllt mit „Teams“. Behalten Sie ihn oder präzisieren Sie, zum Beispiel „Teams Geschäftsleitung“. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt · Zugang

Hier legen Sie fest, wer Teams nutzen darf und was der Assistent dort für jede Person tun darf. Dieser Bildschirm ist für alle Werkzeuge gleich.

Auf dem Bildschirm: die Zeile „Zugriff geben“ und die Hilfe „Jede Person erhält eine E-Mail und verbindet ihr geschäftliches Konto.“

• Ein Block für diese Teams-Bindung, mit ihrem Namen als Titel (zum Beispiel „Teams Geschäftsleitung“).
• In jedem Block die Mitglieder des Arbeitsbereichs, mit einem Kästchen pro Person. Sie erscheinen als Sie, bereits angehakt.
• In jeder angehakten Zeile die fünf Rechte. Lesen ist aktiv und gesperrt. Erstellen, Ändern, Löschen und Senden stellen Sie für diese Person ein. Für Teams hat nur Lesen eine Wirkung (siehe Die Rechte).
• Schaltflächen Zugriff geben und Später.

Was Sie tun

1. Haken Sie in jedem Block die Personen an, die es brauchen.
2. Schalten Sie für jede Person die nötigen Rechte ein. Was jedes Recht in Teams erlaubt: siehe Die Rechte.
3. Den Eintrag Sie können Sie abwählen, sobald im selben Block eine andere Person angehakt ist.
4. Klicken Sie auf Zugriff geben.

Solange ein Block leer ist, bleibt Zugriff geben ausgegraut, und darunter steht „Fügen Sie mindestens eine Person zu Teams Geschäftsleitung hinzu.“

Danach

Der Bildschirm bestätigt „Das Team kann Teams jetzt nutzen.“, dann „2 Personen erhalten eine E-Mail.“ Wenn es nur eine ist: „1 Person erhält eine E-Mail.“. Klicken Sie auf Fertig.

Konnte die E-Mail nicht gesendet werden, zeigt der Bildschirm „Der Zugang ist gespeichert. Die Nachricht wurde nicht gesendet. Kopieren Sie den Link Verbindungen.“ Kopieren Sie den angebotenen Link und senden Sie ihn selbst an Ihre Kolleginnen und Kollegen.

Mit Später ist alles Bisherige gespeichert, aber niemand hat Zugang. Die Karte zeigt Abzuschließen mit der Zeile „Zugang zu vergeben“. Fortsetzen führt Sie zu diesem Schritt zurück.

Die Rechte ändern Sie danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte (siehe Die Rechte).

Mein Konto verbinden

1. Öffnen Sie Verbindungen: https://mitogen.ai/console/connections.
2. Klicken Sie unter Teams auf Mein Konto verbinden.
3. Melden Sie sich bei Microsoft mit Ihrer geschäftlichen Adresse an und stimmen Sie zu, falls Microsoft fragt.
4. Zurück in Mitogen erscheint Ihr Konto unter der Bindung.

Danach, im Gespräch mit Ihrem Assistenten, fügen Sie den Teilnahmelink der Teams-Besprechung ein, den aus der Einladung (er enthält teams.microsoft.com/l/meetup-join). Der Assistent liest das letzte Transkript dieser Besprechung.

Gehört Ihr Konto nicht zur verbundenen Organisation, lehnen Microsoft oder Mitogen es ab: Melden Sie sich mit der richtigen Adresse erneut an.

Die Rechte

Die Rechte gelten pro Person und pro Bindung.

Gemeinsame Regeln

• Lesen gehört zum Zugang. Es ist gesperrt und lässt sich nicht entfernen.
• Die vier anderen Rechte werden pro Person eingestellt, im Schritt Zugang, danach jederzeit. Nur ein Admin oder der Inhaber des Arbeitsbereichs stellt sie ein.
• Es braucht das Recht in Mitogen und das Recht bei Microsoft: Der Assistent liest nur, was die angemeldete Person in Teams lesen kann.
• Wer den Zugang einer Person entfernt, trennt auch ihre Verbindungen auf dieser Bindung.

Für Teams hat nur Lesen eine Wirkung. Die fünf Rechte werden wie überall angezeigt, aber Mitogen kann in Teams nichts schreiben. Schalten Sie Erstellen, Ändern, Löschen oder Senden ein, wird jede passende Anfrage abgelehnt.

Was der Assistent unabhängig vom Recht nicht kann: alle Ihre Besprechungen durchsuchen (er braucht den Link), in Chats und Kanälen lesen oder schreiben.

Wo Sie die Rechte einstellen: im Schritt Zugang, wenn Sie das Werkzeug öffnen, danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte.

Wenn es hakt

Zugang entfernen

1. Eine Person: Verbindungen › Dieses Konto widerrufen.
2. Ein Admin, für eine Person: Blatt der Bindung › Abschnitt Zugang › Person entfernen. Ihre Verbindungen auf dieser Bindung werden widerrufen.
3. Ein Admin, für die ganze Bindung: Blatt der Bindung › Bindung entfernen.
4. Bei Microsoft: dieselben Wege wie bei Outlook, siehe Outlook › Zugang entfernen. Achtung: Die Zustimmung gilt gemeinsam für Outlook, Teams und Microsoft-Dateien.

Bereits einem Fall zugeordnete Transkripte bleiben dort.

Offizielle Dokumentation

Alle diese Seiten gibt es auf Deutsch.

Häufige Fragen

Kann der Assistent in Teams schreiben?

Nein. Er liest nur Besprechungstranskripte.

Zeichnet der Assistent meine Besprechungen auf?

Nein. Er liest ein Transkript, das Teams bereits erstellt hat.

Muss ich die Microsoft-Zustimmung erneut erteilen, wenn Outlook schon geöffnet ist?

Nein. Wählen Sie im Schritt Organisation dieselbe Organisation.

Warum Erstellen, Ändern, Löschen und Senden anzeigen, wenn nichts davon möglich ist?

Damit der Rechte-Bildschirm für alle Werkzeuge gleich ist. Für Teams haben diese Rechte keine Wirkung.