Outlook

En bref

Avec Outlook, votre assistant lit vos mails, prépare des brouillons de réponse, consulte votre calendrier et vos contacts Microsoft 365.

Deux temps :

1. Un admin de l'espace Mitogen ouvre Outlook pour l'équipe. Il choisit l'organisation Microsoft de l'entreprise. La première fois, un administrateur de votre organisation Microsoft donne son accord à Mitogen, en quelques clics.
2. Chaque personne connecte ensuite sa propre boîte, dans Connexions, avec son compte professionnel Microsoft.

Ce qu'il faut retenir :

• Comptes professionnels ou scolaires Microsoft uniquement. Les adresses personnelles (outlook.com, hotmail.com) ne fonctionnent pas.
• L'accord Microsoft se donne une seule fois par organisation. Il sert aussi à Teams et à Fichiers Microsoft.
• L'assistant n'envoie un mail que s'il en a le droit, et seulement le brouillon préparé. Il ne supprime jamais de mail.

Avant de commencer

Vous n'êtes pas administrateur Microsoft ? Aucun souci. Vous pouvez lancer l'écran vous-même et faire valider l'accord par la bonne personne, à côté de vous ou à distance (voir Accord).

Vous êtes membre de l'équipe ? Passez directement à Connecter mon compte.

Ouvrir Outlook pour l'équipe

1. Dans la console, ouvrez Modules : https://mitogen.ai/console/modules.
2. Sur la carte Outlook, cliquez sur Ouvrir. Une courte présentation s'affiche : « Outlook, avec votre assistant ».
3. Cliquez sur Ouvrir Outlook. La fenêtre garde le titre Ouvrir Outlook et les étapes s'affichent en haut. Selon votre situation :
   • première organisation Microsoft de l'espace : Accord · Nom · Accès ;
   • une organisation déjà autorisée : Organisation · Nom · Accès ;
   • une nouvelle organisation en plus : Organisation · Accord · Nom · Accès.

Pas encore prêt ? Plus tard referme la fenêtre sans rien créer.

Le lien Aide ↗, en bas de la fenêtre, ouvre la section de cette page qui correspond à l'étape affichée. Si vous fermez avant la fin, la carte affiche À terminer et Reprendre vous ramène où vous en étiez.

Étape · Organisation

Cette étape apparaît quand votre espace connaît déjà au moins une organisation Microsoft.

À l'écran : le titre « Quelle organisation Microsoft ? » et l'aide « Votre espace connaît déjà ces organisations. En choisir une évite un nouvel accord Microsoft. »

• Une carte par organisation déjà autorisée, avec son nom et la mention « Déjà autorisée sur cet espace ».
• Une carte grisée « Déjà ouverte pour Outlook » si Outlook est déjà ouvert sur cette organisation.
• Une dernière carte Une autre organisation : « Un administrateur Microsoft 365 donnera son accord. »
• Boutons Continuer et Annuler.

Ce que vous faites

• Si votre organisation est dans la liste, choisissez-la, puis Continuer. Aucun nouvel accord n'est nécessaire : celui déjà donné (par exemple pour Teams) sert aussi à Outlook. L'écran le confirme : « Organisation reliée. Aucun nouvel accord n'était nécessaire. »
• Sinon, choisissez Une autre organisation. L'étape Accord s'ajoute.

S'il n'y a qu'une organisation, elle est déjà choisie. S'il y en a plusieurs, aucune n'est choisie d'avance : Continuer reste grisé tant que vous n'avez pas choisi.

Étape · Accord

Ici, un administrateur de votre organisation Microsoft autorise Mitogen. Cela se fait une fois pour l'espace.

À l'écran : le titre « Autoriser votre organisation Microsoft ».

• L'aide « Un administrateur Microsoft 365 donne son accord une seule fois. Il servira aussi à Teams et aux Fichiers Microsoft. »
• Champ Nom de l'organisation (facultatif), exemple « Ex. Atelier Dupont ». Utile si vous en avez plusieurs.
• Bouton Ouvrir Microsoft ↗. Une fois l'onglet Microsoft ouvert : « En attente de l'accord Microsoft. Revenez ici une fois validé. », le bouton J'ai terminé et le lien Rouvrir Microsoft.

Ce que vous faites

1. Donnez éventuellement un nom à l'organisation.
2. Cliquez sur Ouvrir Microsoft. Un nouvel onglet s'ouvre chez Microsoft.
3. Connectez-vous avec un compte d'administrateur de votre organisation Microsoft qui peut donner un accord pour toute l'organisation.
4. Microsoft affiche la liste des autorisations demandées par Mitogen. Lisez-la, puis acceptez-la.
5. Revenez dans l'onglet Mitogen et cliquez sur J'ai terminé. L'écran confirme « Organisation Microsoft liée. »

Vous avez fermé l'onglet Microsoft trop tôt ? Rouvrir Microsoft le rouvre.

L'administrateur Microsoft n'est pas à côté de vous ? Faites l'étape ensemble, par exemple en visio : vous cliquez sur Ouvrir Microsoft, il se connecte dans l'onglet qui s'ouvre. Vous pouvez aussi lui envoyer le lien de cette section.

Ce que Mitogen demande à Microsoft

Des autorisations déléguées uniquement : Mitogen agit toujours au nom d'une personne connectée, avec ses propres droits. Il n'a jamais d'accès global à toutes les boîtes de l'organisation. Pour Outlook : lire et gérer les mails, envoyer un mail, lire et gérer le calendrier et les contacts de la personne connectée. L'envoi reste un droit que vous accordez, personne par personne (voir Les droits).

Messages possibles

Votre organisation impose une demande d'approbation ? Microsoft affiche alors un bouton pour envoyer une demande à vos administrateurs. Voir Flux de travail de consentement administrateur ↗.

Étape · Nom

À l'écran : le titre « Le nom vu par l'équipe », l'aide « Vos collègues le verront dans leurs connexions. », et le champ Nom affiché, prérempli avec « Outlook ».

Choisissez un nom court que l'équipe reconnaîtra, par exemple « Outlook Support » ou « Outlook Direction ». Cliquez sur Enregistrer. Retour vous ramène à l'étape précédente.

Étape · Accès

Ici, vous choisissez qui peut se servir d'Outlook, et ce que l'assistant pourra y faire pour chaque personne. Cet écran est le même pour tous les outils.

À l'écran : la ligne « Donner l'accès » et l'aide « Chaque personne reçoit un mail et connecte sa propre boîte. »

• Un bloc pour cette liaison Outlook, titré de son nom (celui choisi à l'étape Nom, par exemple « Outlook Support »).
• Dans chaque bloc, les membres de l'espace, avec une case par personne. Vous apparaissez comme Vous, déjà coché.
• Sur chaque ligne cochée, les cinq droits. Lecture est activée et verrouillée. Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent pour cette personne.
• Boutons Donner l'accès et Plus tard.

Ce que vous faites

1. Dans chaque bloc, cochez les personnes concernées.
2. Pour chacune, activez les droits dont elle a besoin. Ce que chaque droit permet dans Outlook : voir Les droits.
3. Vous pouvez décocher Vous dès qu'une autre personne est cochée dans le même bloc.
4. Cliquez sur Donner l'accès.

Tant qu'un bloc n'a personne, Donner l'accès reste grisé et une ligne s'affiche dessous : « Ajoutez au moins une personne à Outlook Support. »

Ensuite

L'écran confirme : « L'équipe peut maintenant utiliser Outlook. », puis « 2 personnes vont recevoir un mail. » S'il n'y en a qu'une : « 1 personne va recevoir un mail. » Cliquez sur Terminer.

Si le mail n'a pas pu partir, l'écran affiche « L'accès est enregistré. Le message n'est pas parti. Copiez le lien Connexions. » Copiez le lien proposé et envoyez-le vous-même à vos collègues.

Si vous cliquez sur Plus tard, tout ce qui précède est enregistré, mais personne n'a accès. La carte affiche À terminer avec la ligne « Accès à accorder ». Reprendre vous ramène à cette étape.

Les droits se changent ensuite à tout moment, dans Équipe › Droits connexions (voir Les droits).

Connecter mon compte

Pour chaque personne qui a reçu l'accès.

1. Ouvrez Connexions : https://mitogen.ai/console/connections.
2. Sous Outlook, sur la liaison au nom choisi par votre admin, cliquez sur Connecter ma boîte. « Connexion avec votre compte professionnel Microsoft. »
3. Microsoft s'ouvre. Connectez-vous avec votre adresse professionnelle.
4. Si Microsoft vous affiche une liste d'autorisations, acceptez-la.
5. Vous revenez dans Mitogen. Votre boîte apparaît sous le nom de la liaison.

Messages possibles

Si une connexion affiche À reconnecter, cliquez sur Reconnecter et refaites la connexion Microsoft.

Les droits

Les droits disent ce que l'assistant peut faire dans Outlook pour une personne. Ils se règlent par personne et par liaison.

Les règles communes

• Lecture est donnée d'office avec l'accès. Elle est verrouillée et ne peut pas être retirée.
• Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent personne par personne : à l'étape Accès, puis à tout moment. Seul un admin ou le propriétaire de l'espace les règle.
• Les deux droits s'additionnent : il faut le droit dans Mitogen et le droit dans Microsoft 365 pour le compte connecté. Mitogen ne donne jamais plus que ce que Microsoft permet à cette personne.
• Retirer l'accès à une personne coupe aussi ses connexions sur cette liaison.

Bon à savoir : préparer une réponse peut marquer le mail d'origine comme lu dans Outlook.

Ce qu'Outlook ne permet pas du tout avec Mitogen : les boîtes partagées, les calendriers de groupe et l'annuaire de l'organisation.

Où régler les droits : à l'étape Accès quand vous ouvrez l'outil, puis à tout moment dans Équipe › Droits connexions.

Si ça bloque

Retirer l'accès

Du plus léger au plus complet :

1. Une personne retire sa boîte : Connexions ‣ Révoquer ce compte.
2. Un admin retire l'accès d'une personne : fiche de la liaison ‣ section Accès ‣ retirer la personne. Ses connexions sur cette liaison sont révoquées.
3. Un admin retire la liaison : fiche de la liaison ‣ Retirer la liaison. « La liaison disparaît. Les comptes liés sont révoqués. »
4. Côté Microsoft, une personne peut retirer l'accès qu'elle a donné elle-même, dans Mes applications ↗ : sur la vignette Mitogen, … ‣ Gérer votre application ‣ Révoquer les autorisations (aide Microsoft ↗). Ce n'est pas possible pour les autorisations accordées par l'administrateur.
5. Côté Microsoft, pour toute l'organisation (administrateur) : centre d'administration Microsoft Entra ‣ Entra ID ‣ Applications d'entreprise ‣ Toutes les applications ‣ Mitogen ‣ Autorisations ‣ onglet Consentement administrateur ‣ … ‣ Révoquer l'autorisation (doc Microsoft ↗). Pour retirer Mitogen complètement : Propriétés ‣ Delete ‣ Yes (libellés de la doc officielle, restés en anglais même dans la version française), voir Supprimer une application ↗.

Attention : l'accord Microsoft est commun à Outlook, Teams et Fichiers Microsoft. Le retirer chez Microsoft coupe les trois.

Quand une personne efface ses données dans Mitogen, l'accord administrateur donné dans Entra n'est pas retiré pour autant : seul un administrateur Microsoft peut le retirer.

Docs officielles

Toutes ces pages existent en français.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il envoyer un mail à ma place ?

Seulement si vous avez le droit Envoyer, et seulement le brouillon qu'il a préparé. Sans ce droit, le brouillon reste dans vos Brouillons et vous l'envoyez vous-même.

L'assistant peut-il supprimer mes mails ?

Non, jamais.

Mitogen peut-il lire toutes les boîtes de l'entreprise ?

Non. Il agit uniquement pour les personnes qui ont connecté leur boîte, avec leurs propres droits.

Faut-il refaire l'accord pour Teams ou Fichiers Microsoft ?

Non. Une organisation autorisée une fois sert aux trois outils.

Pourquoi un administrateur Microsoft ?

Parce que l'accord vaut pour toute l'organisation. Microsoft le réserve aux administrateurs qui en ont le pouvoir.

Puis-je ouvrir plusieurs liaisons Outlook ?

Oui, dix au plus. Par exemple une par organisation ou par équipe.