Fichiers Microsoft (OneDrive et SharePoint)

En bref

Avec Fichiers Microsoft, votre assistant retrouve et lit vos documents dans OneDrive et dans les bibliothèques SharePoint de l'entreprise. Selon les droits donnés, il peut aussi y déposer un fichier, créer un dossier ou partager un document avec les collègues du dossier.

Deux temps :

1. Un admin de l'espace Mitogen ouvre Fichiers Microsoft, sur l'organisation Microsoft de l'entreprise, et choisit les espaces utiles : OneDrive et des bibliothèques SharePoint.
2. Chaque personne connecte son compte professionnel Microsoft, dans Connexions.

Ce qu'il faut retenir :

• Comptes professionnels ou scolaires uniquement. Le OneDrive personnel (compte Microsoft grand public) n'est pas pris en charge.
• Les fichiers restent chez Microsoft. L'assistant ne voit que ce que la personne connectée peut voir.
• L'accord Microsoft se donne une fois par organisation et sert aussi à Outlook et Teams.

Avant de commencer

Vous êtes membre de l'équipe ? Passez directement à Connecter mon compte.

Ouvrir Fichiers Microsoft pour l'équipe

1. Ouvrez Modules : https://mitogen.ai/console/modules.
2. Sur la carte Fichiers Microsoft, cliquez sur Ouvrir. Une courte présentation s'affiche : « Fichiers Microsoft, avec votre assistant ».
3. Cliquez sur Ouvrir les fichiers. La fenêtre prend le titre Ouvrir Fichiers Microsoft. Les étapes : Organisation · Accord · Espaces · Accès. L'étape Accord n'apparaît que si elle est nécessaire, pour une organisation nouvelle. Si l'espace ne connaît encore aucune organisation, la fenêtre commence directement par Accord.

Il n'y a pas d'étape Nom : OneDrive est nommé automatiquement (voir Espaces).

Pas encore prêt ? Plus tard referme la fenêtre sans rien créer.

Le lien Aide ↗, en bas de la fenêtre, ouvre la section de cette page qui correspond à l'étape affichée. Si vous fermez avant la fin, la carte affiche À terminer et Reprendre vous ramène où vous en étiez.

Étape · Organisation

• Le titre « Quelle organisation Microsoft ? ».
• Une carte par organisation déjà autorisée sur l'espace (« Déjà autorisée sur cet espace »), et une dernière carte Une autre organisation.
• Ici, aucune carte n'est grisée : vous pouvez ajouter d'autres espaces sur une organisation déjà utilisée.
• Boutons Continuer et Annuler.

Choisissez votre organisation : aucun nouvel accord n'est nécessaire. Sinon, Une autre organisation.

Étape · Accord

Un administrateur de votre organisation Microsoft autorise Mitogen, une fois pour l'espace. L'écran le rappelle : « Un administrateur Microsoft 365 donne son accord une seule fois. Il servira aussi à Outlook et Teams. »

1. Champ Nom de l'organisation (facultatif), exemple « Ex. Atelier Dupont ».
2. Ouvrir Microsoft : un onglet Microsoft s'ouvre.
3. Connexion avec un compte d'administrateur de votre organisation Microsoft qui peut donner un accord pour toute l'organisation.
4. Lisez les autorisations demandées, puis acceptez-les.
5. Revenez dans Mitogen : J'ai terminé. Onglet fermé trop tôt ? Rouvrir Microsoft.

Ce que Mitogen demande pour les fichiers : des autorisations déléguées uniquement. Mitogen agit au nom de la personne connectée : lire et écrire dans les fichiers auxquels elle a accès, et lire les sites SharePoint. Jamais d'accès global à tous les fichiers de l'organisation.

Les messages possibles sont expliqués sur la page Outlook. Ils sont identiques.

Étape · Espaces

Ici, vous choisissez où l'assistant pourra travailler. L'écran demande « Quels fichiers ouvrir ? ».

Rangée OneDrive

• La ligne « Le OneDrive de chaque personne. Un seul pour tout l'espace. »
• Le bouton Lier OneDrive. Cliquez dessus : OneDrive est lié tout de suite, et le bouton devient OneDrive déjà lié.
• La liaison est nommée automatiquement « OneDrive » suivi du nom de l'organisation Microsoft, par exemple « OneDrive PROCLOUD ». Un OneDrive déjà lié garde son nom.

Une seule liaison OneDrive suffit pour toute l'équipe : chaque personne y retrouvera son propre OneDrive, une fois son compte connecté. Si OneDrive est déjà lié, la rangée affiche OneDrive déjà lié dès l'ouverture de l'étape.

Bloc Bibliothèque SharePoint

1. « Pour trouver vos bibliothèques, connectez-vous une fois à Microsoft. » Cliquez sur Se connecter à Microsoft ↗ et connectez-vous avec votre compte professionnel. Cette connexion sert seulement à trouver les bibliothèques.
2. Dans le champ Adresse SharePoint, collez l'adresse du site, par exemple https://votre-entreprise.sharepoint.com/sites/Projets.
3. Cliquez sur Ajouter. Si le site contient plusieurs bibliothèques : « Plusieurs bibliothèques sur ce site. Choisissez celle à ouvrir. » Choisissez la bonne carte.

Recommencez pour chaque bibliothèque utile. La liste Déjà ouverts montre ce qui est prêt. Dix espaces au plus : au-delà, « Vous avez déjà dix espaces ouverts. Retirez-en un pour en ajouter. »

Vous pourrez renommer chaque espace ensuite sur sa fiche (champ Nom).

Continuer devient actif dès qu'un espace est lié, OneDrive ou une bibliothèque, et mène à l'étape Accès. Tant que rien n'est lié : « Ouvrez au moins un espace pour continuer. »

Étape · Accès

Ici, vous choisissez qui peut se servir de Fichiers Microsoft, et ce que l'assistant pourra y faire pour chaque personne. Cet écran est le même pour tous les outils.

À l'écran : la ligne « Donner l'accès ».

• Un bloc par espace lié à l'étape Espaces, titré du nom de l'espace (par exemple « OneDrive PROCLOUD » et « Projets »). Chaque espace est une liaison à part : vous choisissez les personnes et leurs droits espace par espace.
• Dans chaque bloc, les membres de votre espace Mitogen, avec une case par personne. Vous apparaissez comme Vous, déjà coché.
• Sur chaque ligne cochée, les cinq droits. Lecture est activée et verrouillée. Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent pour cette personne. Pour Fichiers Microsoft, Envoyer n'a pas d'effet (voir Les droits).
• Boutons Donner l'accès et Plus tard.

Ce que vous faites

1. Dans chaque bloc, cochez les personnes concernées.
2. Pour chacune, activez les droits dont elle a besoin. Ce que chaque droit permet dans Fichiers Microsoft : voir Les droits.
3. Vous pouvez décocher Vous dès qu'une autre personne est cochée dans le même bloc.
4. Cliquez sur Donner l'accès.

Tant qu'un bloc n'a personne, Donner l'accès reste grisé et une ligne s'affiche dessous : « Ajoutez au moins une personne à Projets. »

Ensuite

L'écran confirme : « L'équipe peut maintenant utiliser Fichiers Microsoft. », puis « 2 personnes vont recevoir un mail. » S'il n'y en a qu'une : « 1 personne va recevoir un mail. » Cliquez sur Terminer.

Si le mail n'a pas pu partir, l'écran affiche « L'accès est enregistré. Le message n'est pas parti. Copiez le lien Connexions. » Copiez le lien proposé et envoyez-le vous-même à vos collègues.

Si vous cliquez sur Plus tard, tout ce qui précède est enregistré, mais personne n'a accès. La carte affiche À terminer avec la ligne « Accès à accorder ». Reprendre vous ramène à cette étape.

Les droits se changent ensuite à tout moment, dans Équipe › Droits connexions (voir Les droits).

Connecter mon compte

1. Ouvrez Connexions : https://mitogen.ai/console/connections.
2. Sous Fichiers Microsoft, chaque espace ouvert pour vous apparaît : OneDrive, et chaque bibliothèque.
3. Sur chacun, cliquez sur Connecter mon compte sur Projets et connectez-vous avec votre adresse professionnelle.

Une connexion par espace : si vous avez accès à OneDrive et à deux bibliothèques, vous ferez trois connexions. Elles comptent dans votre limite de connexions (« 4 sur 16 connexions »).

Votre compte doit appartenir à l'organisation liée. L'assistant ne voit que ce que vous voyez déjà dans OneDrive ou SharePoint.

Les droits

Les droits se règlent par personne et par liaison (donc par espace).

Les règles communes

• Lecture est donnée d'office avec l'accès. Elle est verrouillée et ne peut pas être retirée.
• Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent personne par personne : à l'étape Accès, puis à tout moment. Seul un admin ou le propriétaire de l'espace les règle.
• Il faut le droit dans Mitogen et le droit dans OneDrive ou SharePoint pour le compte connecté.
• Retirer l'accès à une personne coupe aussi ses connexions sur cette liaison.

Ici, Envoyer n'a pas d'usage : Mitogen n'envoie pas de fichiers par Microsoft. Pour partager un document, c'est le droit Modifier qui compte. Si vous activez Envoyer, toute demande d'envoi sera refusée.

Où régler les droits : à l'étape Accès quand vous ouvrez l'outil, puis à tout moment dans Équipe › Droits connexions.

Si ça bloque

Retirer l'accès

1. Une personne : Connexions ‣ Révoquer ce compte, sur chaque espace.
2. Un admin, pour une personne : fiche de l'espace ‣ section Accès ‣ retirer la personne. Ses connexions sur cet espace sont révoquées.
3. Un admin, pour un espace : fiche de l'espace ‣ Retirer la liaison.
4. Côté Microsoft : voir Outlook › Retirer l'accès. L'accord est commun à Outlook, Teams et Fichiers Microsoft.

Les fichiers restent chez Microsoft. Rien n'est supprimé quand vous retirez un accès.

Docs officielles

Toutes ces pages existent en français.

Questions fréquentes

Faut-il ouvrir le OneDrive de chaque collègue ?

Non. Une seule liaison OneDrive suffit. Chaque personne y retrouve son propre OneDrive en connectant son compte.

L'assistant voit-il tous les fichiers de l'entreprise ?

Non. Seulement les espaces ouverts, et seulement ce que la personne connectée peut déjà voir.

L'assistant peut-il supprimer un dossier ?

Non. Il peut seulement retirer un fichier, avec le droit Supprimer.

Pourquoi plusieurs connexions ?

Chaque espace (OneDrive, chaque bibliothèque) a sa propre connexion. Vous gardez ainsi la main, espace par espace.