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Fichiers Google (Google Drive)
En bref
Avec Fichiers Google, votre assistant retrouve et lit vos documents dans Google Drive : votre espace personnel (« Mon Drive ») et les Drive partagés de l'équipe. Selon les droits donnés, il peut aussi y déposer un fichier, créer un dossier ou partager un document avec les collègues du dossier.
Deux temps :
- Un admin de l'espace Mitogen ouvre Fichiers Google et choisit les Drive utiles.
- Chaque personne connecte son compte Google, dans Connexions.
Ce qu'il faut retenir :
- Comptes Google Workspace et comptes @gmail.com acceptés.
- Les fichiers restent chez Google. L'assistant ne voit que ce que la personne connectée peut voir.
- L'assistant ne supprime jamais définitivement un fichier : au pire, il le met à la corbeille de Google Drive, d'où vous pouvez le récupérer.
Avant de commencer
| À avoir | Pourquoi | Comment le vérifier |
|---|---|---|
| Un compte Google qui voit les Drive utiles | C'est avec ce compte que vous choisissez les Drive à ouvrir. | Ouvrez drive.google.com ↗ : les Drive partagés apparaissent dans la colonne de gauche. |
| Si votre entreprise utilise Google Workspace : Mitogen autorisé | Un administrateur Google Workspace peut bloquer ou limiter les applications tierces. | Voir Contrôler les applications qui accèdent aux données Google Workspace ↗. |
| Vous êtes admin ou propriétaire de l'espace Mitogen | Seuls eux peuvent ouvrir un outil pour l'équipe. | La rubrique Modules vous est accessible. |
Vous êtes membre de l'équipe ? Passez directement à Connecter mon compte.
Ouvrir Fichiers Google pour l'équipe
- Ouvrez Modules :
https://mitogen.ai/console/modules. - Sur la carte Fichiers Google, cliquez sur Ouvrir. Une courte présentation s'affiche : « Fichiers Google, avec votre assistant ».
- Cliquez sur Ouvrir Fichiers Google. La fenêtre garde le titre Ouvrir Fichiers Google. Les étapes : Compte Google · Drives · Accès. Il n'y a pas d'étape Nom : chaque Drive garde le nom qu'il a chez Google.
Pas encore prêt ? Plus tard referme la fenêtre sans rien créer.
Le lien Aide ↗, en bas de la fenêtre, ouvre la section de cette page qui correspond à l'étape affichée. Si vous fermez avant la fin, la carte affiche À terminer et Reprendre vous ramène où vous en étiez.
Étape · Compte Google
À l'écran : le titre « Connectez votre compte Google », l'aide « Mitogen affiche les drives que ce compte voit. Rien n'est ouvert à l'équipe avant votre choix. » et le bouton Se connecter à Google ↗.
- Cliquez sur Se connecter à Google. Google s'ouvre.
- Choisissez le compte Google qui voit les Drive à ouvrir à l'équipe.
- Google affiche les accès demandés par Mitogen. Lisez-les, puis acceptez.
- Vous revenez dans Mitogen, à l'étape Drives.
Si la connexion n'aboutit pas : « La connexion Google s'est interrompue. Réessayez. »
Ce que Mitogen demande à Google : l'accès à Google Drive, au nom de la personne connectée, et votre adresse e-mail pour savoir qui est connecté. Mitogen agit toujours avec les droits de cette personne.
Pour utiliser un autre compte Google, revenez avec Retour et recommencez : Google vous laisse choisir le compte.
Étape · Drives
À l'écran : le titre « Quels drives ouvrir ? »
- La ligne « Connecté en tant que » suivie de l'adresse du compte utilisé.
- Une carte à cocher par Drive : le Drive personnel (Mon Drive), puis chaque Drive partagé que ce compte voit, avec son nom Google.
- Boutons Ouvrir 2 drives (ou Ouvrir ce drive s'il n'y en a qu'un), Retour et Annuler.
- Cochez les Drive utiles. Mon Drive correspond au Drive personnel de chaque personne qui se connectera, pas seulement au vôtre.
- Cliquez sur Ouvrir 2 drives.
Chaque Drive coché devient une liaison à part : il aura son propre bloc à l'étape Accès.
Si aucune carte n'apparaît : « Ce compte ne voit aucun drive. Essayez avec un autre compte Google. » Cela veut dire que ce compte ne voit aucun Drive partagé et que Mon Drive est déjà ouvert. Essayez avec un autre compte.
Dix espaces au plus : au-delà, « Vous avez déjà dix espaces ouverts. Retirez-en un pour en ajouter. »
Étape · Accès
Ici, vous choisissez qui peut se servir de Fichiers Google, et ce que l'assistant pourra y faire pour chaque personne. Cet écran est le même pour tous les outils.
À l'écran : la ligne « Donner l'accès » et l'aide « Chaque personne reçoit un mail et connecte son propre compte Google. »
- Un bloc par Drive ouvert à l'étape précédente, titré du nom du Drive (par exemple « Mon Drive » et « Ventes »). Chaque Drive est une liaison à part : vous choisissez les personnes et leurs droits Drive par Drive.
- Dans chaque bloc, les membres de l'espace, avec une case par personne. Vous apparaissez comme Vous, déjà coché.
- Sur chaque ligne cochée, les cinq droits. Lecture est activée et verrouillée. Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent pour cette personne. Pour Fichiers Google, Envoyer n'a pas d'effet (voir Les droits).
- Boutons Donner l'accès et Plus tard.
Ce que vous faites
- Dans chaque bloc, cochez les personnes concernées.
- Pour chacune, activez les droits dont elle a besoin. Ce que chaque droit permet dans Fichiers Google : voir Les droits.
- Vous pouvez décocher Vous dès qu'une autre personne est cochée dans le même bloc.
- Cliquez sur Donner l'accès.
Tant qu'un bloc n'a personne, Donner l'accès reste grisé et une ligne s'affiche dessous : « Ajoutez au moins une personne à Ventes. »
Ensuite
L'écran confirme : « L'équipe peut maintenant utiliser Fichiers Google. », puis « 2 personnes vont recevoir un mail. » S'il n'y en a qu'une : « 1 personne va recevoir un mail. » Cliquez sur Terminer.
Si le mail n'a pas pu partir, l'écran affiche « L'accès est enregistré. Le message n'est pas parti. Copiez le lien Connexions. » Copiez le lien proposé et envoyez-le vous-même à vos collègues.
Si vous cliquez sur Plus tard, tout ce qui précède est enregistré, mais personne n'a accès. La carte affiche À terminer avec la ligne « Accès à accorder ». Reprendre vous ramène à cette étape.
Les droits se changent ensuite à tout moment, dans Équipe › Droits connexions (voir Les droits).
Connecter mon compte
- Ouvrez Connexions :
https://mitogen.ai/console/connections. - Sous Fichiers Google, sur chaque Drive ouvert pour vous, cliquez sur Connecter mon compte sur Ventes.
- Google s'ouvre : choisissez votre compte et acceptez les accès demandés.
- De retour dans Mitogen, votre compte apparaît sous le Drive.
Pour un Drive partagé, votre compte doit en être membre dans Google Drive.
Les droits
Les droits se règlent par personne et par liaison (donc par Drive).
Les règles communes
- Lecture est donnée d'office avec l'accès. Elle est verrouillée et ne peut pas être retirée.
- Créer, Modifier, Supprimer et Envoyer se règlent personne par personne : à l'étape Accès, puis à tout moment. Seul un admin ou le propriétaire de l'espace les règle.
- Il faut le droit dans Mitogen et le droit dans Google Drive pour le compte connecté. Par exemple, dans un Drive partagé où vous êtes « Lecteur », l'assistant ne pourra rien déposer, même avec le droit Créer.
- Retirer l'accès à une personne coupe aussi ses connexions sur cette liaison.
Ici, Envoyer n'a pas d'usage : Mitogen n'envoie pas de fichiers par Google Drive. Pour partager un document, c'est le droit Modifier qui compte. Si vous activez Envoyer, toute demande d'envoi sera refusée.
| Droit | Ce qu'il permet | Ce qu'il ne permet pas |
|---|---|---|
| Lecture | Chercher, parcourir et lire les fichiers et les dossiers. Les fichiers à la corbeille ne sont jamais montrés. | Changer quoi que ce soit. |
| Créer | Créer un dossier. Déposer un fichier (250 Mo au plus). | |
| Modifier | Remplacer, renommer ou déplacer un fichier. Partager un fichier avec les membres du dossier Mitogen. | Créer un lien public ou ouvert à tout le domaine. Commenter. |
| Supprimer | Mettre un fichier à la corbeille de Google Drive. Il reste récupérable depuis la corbeille, selon les règles de Google. | Supprimer définitivement, vider la corbeille, retirer un dossier. |
| Envoyer | Rien pour cet outil. |
Où régler les droits : à l'étape Accès quand vous ouvrez l'outil, puis à tout moment dans Équipe › Droits connexions.
Si ça bloque
| Ce que vous voyez | La cause la plus probable | Que faire |
|---|---|---|
| Google indique que l'application est bloquée par votre organisation | Votre administrateur Google Workspace limite les applications tierces. | Il peut autoriser Mitogen dans la console d'administration Google : Menu ‣ Sécurité ‣ Contrôle des accès et des données ‣ Commandes des API (doc Google ↗). Il lui faut le droit d'administrateur « Paramètres du service ». |
| « La connexion Google s'est interrompue. Réessayez. » | La connexion Google a été interrompue. | Cliquez de nouveau sur Se connecter à Google. |
| « Ce compte ne voit aucun drive. Essayez avec un autre compte Google. » | Ce compte ne voit aucun Drive à ajouter. | Utilisez un compte membre des Drive partagés. |
| Un Drive partagé manque dans la liste | Le compte utilisé n'en est pas membre. | Ajoutez-le au Drive partagé dans Google Drive, ou utilisez un autre compte. |
| L'assistant ne peut pas déposer un fichier | Droit Créer manquant dans Mitogen, ou rôle insuffisant dans le Drive. | Vérifiez les deux. |
| Un fichier a disparu | Il a peut-être été mis à la corbeille. | Ouvrez la corbeille de Google Drive pour le restaurer. |
Retirer l'accès
- Une personne : Connexions ‣ Révoquer ce compte.
- Un admin, pour une personne : fiche du Drive ‣ section Accès ‣ retirer la personne. Ses connexions sur ce Drive sont révoquées.
- Un admin, pour un Drive : fiche du Drive ‣ Retirer la liaison.
- Côté Google, chaque personne : ouvrez la page Applications associées de votre compte Google ↗. Sous Accès à votre compte Google, sélectionnez Mitogen, puis Afficher les détails ‣ Supprimer l'accès ‣ Confirmer (aide Google ↗).
- Côté Google, pour toute l'organisation (administrateur Google Workspace) : Menu ‣ Sécurité ‣ Contrôle des accès et des données ‣ Commandes des API, puis passer Mitogen en Bloquée.
Les fichiers restent dans Google Drive. Rien n'est supprimé quand vous retirez un accès.
Docs officielles
| Sujet | Lien |
|---|---|
| Utiliser Google Drive | Aide Google Drive ↗ |
| Les Drive partagés | Qu'est-ce qu'un Drive partagé ? ↗ |
| Créer et partager avec des Drive partagés | Stocker et partager avec des Drive partagés ↗ |
| Configurer les Drive partagés (administrateur) | Configurer des Drive partagés pour votre organisation ↗ |
| Autoriser ou bloquer une application tierce (administrateur) | Contrôler l'accès des applications ↗ |
| Rôles d'administrateur Google Workspace | Rôles d'administrateur prédéfinis ↗ |
| Comprendre l'accès d'une application tierce | Partager certains droits d'accès aux données de votre compte Google avec des applications tierces ↗ |
| Retirer l'accès d'une application | Gérer les associations entre votre compte Google et les applications d'autres développeurs ↗ |
Toutes ces pages existent en français.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il effacer mes fichiers ?
Non, pas définitivement. Avec le droit Supprimer, il peut mettre un fichier à la corbeille. Vous pouvez l'en sortir.
Faut-il un compte Google Workspace ?
Non. Un compte @gmail.com fonctionne aussi.
Pourquoi n'y a-t-il pas d'étape Nom ?
Chaque Drive garde le nom qu'il porte chez Google. Vos collègues le reconnaissent tout de suite.
Mon Drive, c'est le mien ou celui de chacun ?
Celui de chacun. Chaque personne y retrouve son propre Drive après avoir connecté son compte.
L'assistant peut-il partager un fichier avec un client ?
Non. Il partage seulement avec les membres du dossier Mitogen. Pas de lien public.