Microsoft-Dateien (OneDrive und SharePoint)

Kurz gesagt

Mit Microsoft-Dateien findet und liest Ihr Assistent Ihre Dokumente in OneDrive und in den SharePoint-Bibliotheken des Unternehmens. Je nach Rechten kann er dort auch eine Datei hochladen, einen Ordner anlegen oder ein Dokument mit den Beteiligten des Falls teilen.

Zwei Schritte:

1. Ein Admin des Mitogen-Arbeitsbereichs öffnet Microsoft-Dateien, auf der Microsoft-Organisation des Unternehmens, und wählt die nötigen Bereiche: OneDrive und SharePoint-Bibliotheken.
2. Jede Person verbindet ihr geschäftliches Microsoft-Konto, unter Verbindungen.

Das Wichtigste:

• Nur geschäftliche oder schulische Konten. Privates OneDrive (Microsoft-Privatkonto) wird nicht unterstützt.
• Die Dateien bleiben bei Microsoft. Der Assistent sieht nur, was die angemeldete Person sehen kann.
• Die Microsoft-Zustimmung wird einmal pro Organisation erteilt und gilt auch für Outlook und Teams.

Bevor Sie beginnen

Sie sind Teammitglied? Gehen Sie direkt zu Mein Konto verbinden.

Microsoft-Dateien für das Team öffnen

1. Öffnen Sie Module: https://mitogen.ai/console/modules.
2. Klicken Sie auf der Karte Microsoft-Dateien auf Öffnen. Eine kurze Vorstellung erscheint: „Microsoft-Dateien in Mitogen“.
3. Klicken Sie auf Dateien öffnen. Das Fenster trägt den Titel Microsoft-Dateien verknüpfen. Die Schritte: Organisation · Zustimmung · Bereiche · Zugang. Der Schritt Zustimmung erscheint nur, wenn er nötig ist, für eine neue Organisation. Kennt der Arbeitsbereich noch keine Organisation, beginnt das Fenster direkt mit Zustimmung.

Einen Schritt Name gibt es nicht: OneDrive wird automatisch benannt (siehe Bereiche).

Noch nicht so weit? Später schließt das Fenster, ohne etwas anzulegen.

Der Link Hilfe ↗ unten im Fenster öffnet den Abschnitt dieser Seite, der zum angezeigten Schritt gehört. Schließen Sie vor dem Ende, zeigt die Karte Abzuschließen, und Fortsetzen bringt Sie dorthin zurück, wo Sie waren.

Schritt · Organisation

• Der Titel „Welche Microsoft-Organisation?“.
• Eine Karte pro Organisation, die im Arbeitsbereich bereits autorisiert ist („In diesem Arbeitsbereich bereits autorisiert“), und eine letzte Karte Eine andere Organisation.
• Hier ist keine Karte ausgegraut: Sie können auf einer bereits genutzten Organisation weitere Bereiche hinzufügen.
• Schaltflächen Weiter und Abbrechen.

Wählen Sie Ihre Organisation: Eine neue Zustimmung ist nicht nötig. Sonst Eine andere Organisation.

Schritt · Zustimmung

Ein Administrator Ihrer Microsoft-Organisation autorisiert Mitogen, einmal für den Arbeitsbereich. Der Bildschirm erinnert daran: „Ein Microsoft-365-Administrator stimmt einmal zu. Das gilt auch für Outlook und Teams.“

1. Feld Organisationsname (optional), Beispiel „z. B. Werkstatt Müller“.
2. Microsoft öffnen: Ein Microsoft-Tab öffnet sich.
3. Anmeldung mit dem Konto eines Administrators Ihrer Microsoft-Organisation, der eine Zustimmung für die ganze Organisation erteilen kann.
4. Lesen Sie die angefragten Berechtigungen und stimmen Sie zu.
5. Zurück in Mitogen: Fertig. Tab zu früh geschlossen? Microsoft erneut öffnen.

Was Mitogen für Dateien anfragt: nur delegierte Berechtigungen. Mitogen handelt im Namen der angemeldeten Person: die Dateien lesen und schreiben, auf die sie Zugriff hat, und SharePoint-Sites lesen. Nie globaler Zugriff auf alle Dateien der Organisation.

Die möglichen Meldungen sind auf der Seite Outlook erklärt. Sie sind identisch.

Schritt · Bereiche

Hier wählen Sie, wo der Assistent arbeiten darf. Der Bildschirm fragt „Welche Dateien öffnen?“.

Zeile OneDrive

• Die Zeile „Das OneDrive jeder Person. Eins für den ganzen Arbeitsbereich.“
• Die Schaltfläche OneDrive binden. Klicken Sie darauf: OneDrive wird sofort gebunden, und die Schaltfläche wird zu OneDrive bereits gebunden.
• Die Bindung wird automatisch „OneDrive“ plus Name der Microsoft-Organisation genannt, zum Beispiel „OneDrive PROCLOUD“. Ein bereits gebundenes OneDrive behält seinen Namen.

Eine OneDrive-Bindung reicht für das ganze Team: Jede Person findet dort ihr eigenes OneDrive, sobald ihr Konto verbunden ist. Ist OneDrive schon gebunden, zeigt die Zeile gleich beim Öffnen des Schritts OneDrive bereits gebunden.

Block SharePoint-Bibliothek

1. „Bei Microsoft anmelden, dann SharePoint-Site- oder Bibliotheksadresse einfügen.“ Klicken Sie auf Bei Microsoft anmelden ↗ und melden Sie sich mit Ihrem geschäftlichen Konto an. Diese Anmeldung dient nur dazu, die Bibliotheken zu finden.
2. Fügen Sie im Feld SharePoint-Adresse die Adresse der Site ein, zum Beispiel https://ihre-firma.sharepoint.com/sites/Projekte.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Hat die Site mehrere Bibliotheken: „Mehrere Bibliotheken gefunden. Bitte eine auswählen.“ Wählen Sie die richtige Karte.

Wiederholen Sie das für jede nötige Bibliothek. Die Liste Bereits geöffnet zeigt, was bereit ist. Höchstens zehn Bindungen: darüber hinaus „Sie haben bereits zehn Verbindungen. Entfernen Sie eine, bevor Sie eine weitere hinzufügen.“ Jeden Bereich können Sie später auf seinem Blatt umbenennen (Feld Name).

Weiter wird aktiv, sobald ein Bereich gebunden ist, OneDrive oder eine Bibliothek, und führt zum Schritt Zugang. Solange nichts gebunden ist: „Mindestens OneDrive oder eine Bibliothek binden, um fortzufahren.“

Schritt · Zugang

Hier legen Sie fest, wer Microsoft-Dateien nutzen darf und was der Assistent dort für jede Person tun darf. Dieser Bildschirm ist für alle Werkzeuge gleich.

Auf dem Bildschirm: die Zeile „Zugriff geben“.

• Ein Block pro Bereich, der im Schritt Bereiche gebunden wurde, mit dem Namen des Bereichs als Titel (zum Beispiel „OneDrive PROCLOUD“ und „Projekte“). Jeder Bereich ist eine eigene Bindung: Sie wählen Personen und Rechte Bereich für Bereich.
• In jedem Block die Mitglieder Ihres Mitogen-Arbeitsbereichs, mit einem Kästchen pro Person. Sie erscheinen als Sie, bereits angehakt.
• In jeder angehakten Zeile die fünf Rechte. Lesen ist aktiv und gesperrt. Erstellen, Ändern, Löschen und Senden stellen Sie für diese Person ein. Bei Microsoft-Dateien hat Senden keine Wirkung (siehe Die Rechte).
• Schaltflächen Zugriff geben und Später.

Was Sie tun

1. Haken Sie in jedem Block die Personen an, die es brauchen.
2. Schalten Sie für jede Person die nötigen Rechte ein. Was jedes Recht in Microsoft-Dateien erlaubt: siehe Die Rechte.
3. Den Eintrag Sie können Sie abwählen, sobald im selben Block eine andere Person angehakt ist.
4. Klicken Sie auf Zugriff geben.

Solange ein Block leer ist, bleibt Zugriff geben ausgegraut, und darunter steht „Fügen Sie mindestens eine Person zu Projekte hinzu.“

Danach

Der Bildschirm bestätigt „Das Team kann Microsoft-Dateien jetzt nutzen.“, dann „2 Personen erhalten eine E-Mail.“ Wenn es nur eine ist: „1 Person erhält eine E-Mail.“. Klicken Sie auf Fertig.

Konnte die E-Mail nicht gesendet werden, zeigt der Bildschirm „Der Zugang ist gespeichert. Die Nachricht wurde nicht gesendet. Kopieren Sie den Link Verbindungen.“ Kopieren Sie den angebotenen Link und senden Sie ihn selbst an Ihre Kolleginnen und Kollegen.

Mit Später ist alles Bisherige gespeichert, aber niemand hat Zugang. Die Karte zeigt Abzuschließen mit der Zeile „Zugang zu vergeben“. Fortsetzen führt Sie zu diesem Schritt zurück.

Die Rechte ändern Sie danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte (siehe Die Rechte).

Mein Konto verbinden

1. Öffnen Sie Verbindungen: https://mitogen.ai/console/connections.
2. Unter Microsoft-Dateien erscheint jeder für Sie geöffnete Bereich: OneDrive und jede Bibliothek.
3. Klicken Sie bei jedem auf Mein Konto auf Projekte verbinden und melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen Adresse an.

Eine Verbindung pro Bereich: Haben Sie Zugang zu OneDrive und zwei Bibliotheken, sind es drei Verbindungen. Sie zählen zu Ihrem Verbindungslimit („4 von 16 Verbindungen“).

Ihr Konto muss zur verbundenen Organisation gehören. Der Assistent sieht nur, was Sie in OneDrive oder SharePoint schon sehen.

Die Rechte

Die Rechte gelten pro Person und pro Bindung (also pro Bereich).

Gemeinsame Regeln

• Lesen gehört zum Zugang. Es ist gesperrt und lässt sich nicht entfernen.
• Erstellen, Ändern, Löschen und Senden werden pro Person eingestellt: im Schritt Zugang, danach jederzeit. Nur ein Admin oder der Inhaber des Arbeitsbereichs stellt sie ein.
• Es braucht das Recht in Mitogen und das Recht in OneDrive oder SharePoint für das angemeldete Konto.
• Wer den Zugang einer Person entfernt, trennt auch ihre Verbindungen auf dieser Bindung.

Hier hat Senden keine Wirkung: Mitogen sendet keine Dateien über Microsoft. Zum Teilen eines Dokuments zählt das Recht Ändern. Schalten Sie Senden ein, wird jede Sendeanfrage abgelehnt.

Wo Sie die Rechte einstellen: im Schritt Zugang, wenn Sie das Werkzeug öffnen, danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte.

Wenn es hakt

Zugang entfernen

1. Eine Person: Verbindungen › Dieses Konto widerrufen, bei jedem Bereich.
2. Ein Admin, für eine Person: Blatt des Bereichs › Abschnitt Zugang › Person entfernen. Ihre Verbindungen auf diesem Bereich werden widerrufen.
3. Ein Admin, für einen Bereich: Blatt des Bereichs › Bindung entfernen.
4. Bei Microsoft: siehe Outlook › Zugang entfernen. Die Zustimmung gilt gemeinsam für Outlook, Teams und Microsoft-Dateien.

Die Dateien bleiben bei Microsoft. Beim Entfernen eines Zugangs wird nichts gelöscht.

Offizielle Dokumentation

Alle diese Seiten gibt es auf Deutsch.

Häufige Fragen

Muss ich das OneDrive jeder Kollegin und jedes Kollegen öffnen?

Nein. Eine OneDrive-Bindung reicht. Jede Person findet dort ihr eigenes OneDrive, wenn sie ihr Konto verbindet.

Sieht der Assistent alle Dateien des Unternehmens?

Nein. Nur die geöffneten Bereiche, und nur das, was die angemeldete Person schon sehen kann.

Kann der Assistent einen Ordner löschen?

Nein. Er kann nur eine Datei entfernen, mit dem Recht Löschen.

Warum mehrere Verbindungen?

Jeder Bereich (OneDrive, jede Bibliothek) hat seine eigene Verbindung. So behalten Sie Bereich für Bereich die Kontrolle.