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Google-Dateien (Google Drive)
Kurz gesagt
Mit Google-Dateien findet und liest Ihr Assistent Ihre Dokumente in Google Drive: in Ihrem persönlichen Bereich („Meine Ablage“) und in den geteilten Ablagen des Teams. Je nach Rechten kann er dort auch eine Datei hochladen, einen Ordner anlegen oder ein Dokument mit den Beteiligten des Falls teilen.
Zwei Schritte:
- Ein Admin des Mitogen-Arbeitsbereichs öffnet Google-Dateien und wählt die nötigen Drives.
- Jede Person verbindet ihr Google-Konto, unter Verbindungen.
Das Wichtigste:
- Google-Workspace-Konten und @gmail.com-Konten werden akzeptiert.
- Die Dateien bleiben bei Google. Der Assistent sieht nur, was die angemeldete Person sehen kann.
- Der Assistent löscht nie eine Datei endgültig: Höchstens verschiebt er sie in den Papierkorb von Google Drive, aus dem Sie sie wiederherstellen können.
Bevor Sie beginnen
| Was Sie brauchen | Warum | So prüfen Sie es |
|---|---|---|
| Ein Google-Konto, das die nötigen Drives sieht | Mit diesem Konto wählen Sie die Drives aus. | Öffnen Sie drive.google.com ↗: Die geteilten Ablagen stehen in der linken Spalte. |
| Wenn Ihr Unternehmen Google Workspace nutzt: Mitogen zugelassen | Ein Google-Workspace-Administrator kann Drittanbieter-Apps sperren oder einschränken. | Siehe Zugriff von Apps auf Google-Workspace-Daten steuern ↗. |
| Sie sind Admin oder Inhaber des Mitogen-Arbeitsbereichs | Nur sie können ein Werkzeug für das Team öffnen. | Sie können Module öffnen. |
Sie sind Teammitglied? Gehen Sie direkt zu Mein Konto verbinden.
Google-Dateien für das Team öffnen
- Öffnen Sie Module:
https://mitogen.ai/console/modules. - Klicken Sie auf der Karte Google-Dateien auf Öffnen. Eine kurze Vorstellung erscheint: „Google-Dateien in Mitogen“.
- Klicken Sie auf Google-Dateien öffnen. Das Fenster behält den Titel Google-Dateien öffnen. Die Schritte: Google-Konto · Drives · Zugang. Einen Schritt Name gibt es nicht: Jeder Drive behält seinen Namen bei Google.
Noch nicht so weit? Später schließt das Fenster, ohne etwas anzulegen.
Der Link Hilfe ↗ unten im Fenster öffnet den Abschnitt dieser Seite, der zum angezeigten Schritt gehört. Schließen Sie vor dem Ende, zeigt die Karte Abzuschließen, und Fortsetzen bringt Sie dorthin zurück, wo Sie waren.
Schritt · Google-Konto
Auf dem Bildschirm: der Titel „Verbinden Sie Ihr Google-Konto“, die Hilfe „Mitogen zeigt die Drives, die dieses Konto sieht. Nichts wird für das Team geöffnet, bevor Sie wählen.“ und die Schaltfläche Bei Google anmelden ↗.
- Klicken Sie auf Bei Google anmelden. Google öffnet sich.
- Wählen Sie das Google-Konto, das die Drives für das Team sieht.
- Google zeigt die Zugriffe, die Mitogen anfragt. Lesen Sie sie und stimmen Sie zu.
- Sie kehren zu Mitogen zurück, zum Schritt Drives.
Klappt die Anmeldung nicht: „Die Google-Anmeldung wurde unterbrochen. Versuchen Sie es erneut.“
Was Mitogen bei Google anfragt: Zugriff auf Google Drive im Namen der angemeldeten Person, und Ihre E-Mail-Adresse, um zu wissen, wer angemeldet ist. Mitogen handelt immer mit den Rechten dieser Person.
Für ein anderes Google-Konto gehen Sie mit Zurück zurück und beginnen neu: Google lässt Sie das Konto wählen.
Schritt · Drives
Auf dem Bildschirm: der Titel „Welche Drives öffnen?“
- Die Zeile „Angemeldet als“ mit der Adresse des verwendeten Kontos.
- Eine Karte zum Anhaken pro Drive: die persönliche Ablage (Meine Ablage), dann jede geteilte Ablage, die dieses Konto sieht, mit ihrem Google-Namen.
- Schaltflächen 2 Drives öffnen (oder Diesen Drive öffnen, wenn es nur einen gibt), Zurück und Abbrechen.
- Haken Sie die nötigen Drives an. Meine Ablage steht für die persönliche Ablage jeder Person, die sich verbindet, nicht nur für Ihre.
- Klicken Sie auf 2 Drives öffnen.
Jeder angehakte Drive wird eine eigene Bindung: Er erhält im Schritt Zugang seinen eigenen Block.
Erscheint keine Karte: „Dieses Konto sieht keinen Drive. Versuchen Sie es mit einem anderen Google-Konto.“ Das heißt: Dieses Konto sieht keine geteilte Ablage, und Meine Ablage ist schon geöffnet. Versuchen Sie ein anderes Konto.
Höchstens zehn Bindungen: darüber hinaus „Sie haben bereits zehn Verbindungen. Entfernen Sie eine, bevor Sie eine weitere hinzufügen.“
Schritt · Zugang
Hier legen Sie fest, wer Google-Dateien nutzen darf und was der Assistent dort für jede Person tun darf. Dieser Bildschirm ist für alle Werkzeuge gleich.
Auf dem Bildschirm: die Zeile „Zugriff geben“ und die Hilfe „Jede Person erhält eine E-Mail und verbindet ihr eigenes Google-Konto.“
- Ein Block pro Drive, der im vorigen Schritt geöffnet wurde, mit dem Namen des Drives als Titel (zum Beispiel „Meine Ablage“ und „Vertrieb“). Jeder Drive ist eine eigene Bindung: Sie wählen Personen und Rechte Drive für Drive.
- In jedem Block die Mitglieder des Arbeitsbereichs, mit einem Kästchen pro Person. Sie erscheinen als Sie, bereits angehakt.
- In jeder angehakten Zeile die fünf Rechte. Lesen ist aktiv und gesperrt. Erstellen, Ändern, Löschen und Senden stellen Sie für diese Person ein. Bei Google-Dateien hat Senden keine Wirkung (siehe Die Rechte).
- Schaltflächen Zugriff geben und Später.
Was Sie tun
- Haken Sie in jedem Block die Personen an, die es brauchen.
- Schalten Sie für jede Person die nötigen Rechte ein. Was jedes Recht in Google-Dateien erlaubt: siehe Die Rechte.
- Den Eintrag Sie können Sie abwählen, sobald im selben Block eine andere Person angehakt ist.
- Klicken Sie auf Zugriff geben.
Solange ein Block leer ist, bleibt Zugriff geben ausgegraut, und darunter steht „Fügen Sie mindestens eine Person zu Vertrieb hinzu.“
Danach
Der Bildschirm bestätigt „Das Team kann Google-Dateien jetzt nutzen.“, dann „2 Personen erhalten eine E-Mail.“ Wenn es nur eine ist: „1 Person erhält eine E-Mail.“. Klicken Sie auf Fertig.
Konnte die E-Mail nicht gesendet werden, zeigt der Bildschirm „Der Zugang ist gespeichert. Die Nachricht wurde nicht gesendet. Kopieren Sie den Link Verbindungen.“ Kopieren Sie den angebotenen Link und senden Sie ihn selbst an Ihre Kolleginnen und Kollegen.
Mit Später ist alles Bisherige gespeichert, aber niemand hat Zugang. Die Karte zeigt Abzuschließen mit der Zeile „Zugang zu vergeben“. Fortsetzen führt Sie zu diesem Schritt zurück.
Die Rechte ändern Sie danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte (siehe Die Rechte).
Mein Konto verbinden
- Öffnen Sie Verbindungen:
https://mitogen.ai/console/connections. - Klicken Sie unter Google-Dateien bei jedem für Sie geöffneten Drive auf Mein Konto auf Vertrieb verbinden.
- Google öffnet sich: Wählen Sie Ihr Konto und stimmen Sie den angefragten Zugriffen zu.
- Zurück in Mitogen erscheint Ihr Konto unter dem Drive.
Für eine geteilte Ablage muss Ihr Konto in Google Drive Mitglied sein.
Die Rechte
Die Rechte gelten pro Person und pro Bindung (also pro Drive).
Gemeinsame Regeln
- Lesen gehört zum Zugang. Es ist gesperrt und lässt sich nicht entfernen.
- Erstellen, Ändern, Löschen und Senden werden pro Person eingestellt: im Schritt Zugang, danach jederzeit. Nur ein Admin oder der Inhaber des Arbeitsbereichs stellt sie ein.
- Es braucht das Recht in Mitogen und das Recht in Google Drive für das angemeldete Konto. Beispiel: In einer geteilten Ablage, in der Sie „Betrachter“ sind, kann der Assistent nichts hochladen, auch mit dem Recht Erstellen nicht.
- Wer den Zugang einer Person entfernt, trennt auch ihre Verbindungen auf dieser Bindung.
Hier hat Senden keine Wirkung: Mitogen sendet keine Dateien über Google Drive. Zum Teilen eines Dokuments zählt das Recht Ändern. Schalten Sie Senden ein, wird jede Sendeanfrage abgelehnt.
| Recht | Was es erlaubt | Was es nicht erlaubt |
|---|---|---|
| Lesen | Dateien und Ordner suchen, durchsehen und lesen. Dateien im Papierkorb werden nie angezeigt. | Irgendetwas ändern. |
| Erstellen | Einen Ordner anlegen. Eine Datei hochladen (höchstens 250 MB). | |
| Ändern | Eine Datei ersetzen, umbenennen oder verschieben. Eine Datei mit den Beteiligten des Mitogen-Falls teilen. | Einen öffentlichen oder für die ganze Domain offenen Link erstellen. Kommentieren. |
| Löschen | Eine Datei in den Papierkorb von Google Drive verschieben. Sie bleibt nach den Regeln von Google aus dem Papierkorb wiederherstellbar. | Endgültig löschen, den Papierkorb leeren, einen Ordner entfernen. |
| Senden | Nichts bei diesem Werkzeug. |
Wo Sie die Rechte einstellen: im Schritt Zugang, wenn Sie das Werkzeug öffnen, danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte.
Wenn es hakt
| Was Sie sehen | Wahrscheinliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Google meldet, dass die App von Ihrer Organisation gesperrt ist | Ihr Google-Workspace-Administrator schränkt Drittanbieter-Apps ein. | Er kann Mitogen in der Google Admin-Konsole zulassen: Menü › Sicherheit › Zugriffs- und Datenkontrolle › API-Steuerung (Google-Dokumentation ↗). Dafür braucht er die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“. |
| „Die Google-Anmeldung wurde unterbrochen. Versuchen Sie es erneut.“ | Die Google-Anmeldung wurde unterbrochen. | Klicken Sie erneut auf Bei Google anmelden. |
| „Dieses Konto sieht keinen Drive…“ | Dieses Konto sieht keinen Drive, der hinzugefügt werden kann. | Verwenden Sie ein Konto, das Mitglied der geteilten Ablagen ist. |
| Eine geteilte Ablage fehlt in der Liste | Das verwendete Konto ist nicht Mitglied. | Fügen Sie es in Google Drive zur geteilten Ablage hinzu, oder verwenden Sie ein anderes Konto. |
| Der Assistent kann keine Datei hochladen | Recht Erstellen fehlt in Mitogen, oder die Rolle im Drive reicht nicht. | Prüfen Sie beides. |
| Eine Datei ist verschwunden | Sie wurde vielleicht in den Papierkorb verschoben. | Öffnen Sie den Papierkorb von Google Drive und stellen Sie sie wieder her. |
Zugang entfernen
- Eine Person: Verbindungen › Dieses Konto widerrufen.
- Ein Admin, für eine Person: Blatt des Drives › Abschnitt Zugang › Person entfernen. Ihre Verbindungen auf diesem Drive werden widerrufen.
- Ein Admin, für einen Drive: Blatt des Drives › Bindung entfernen.
- Bei Google, jede Person: Öffnen Sie die Seite der Drittanbieter-Verbindungen Ihres Google-Kontos ↗, wählen Sie Mitogen und entfernen Sie den Zugriff (Google-Hilfe ↗).
- Bei Google, für die ganze Organisation (Google-Workspace-Administrator): Menü › Sicherheit › Zugriffs- und Datenkontrolle › API-Steuerung, dann Mitogen sperren.
Die Dateien bleiben in Google Drive. Beim Entfernen eines Zugangs wird nichts gelöscht.
Offizielle Dokumentation
| Thema | Link |
|---|---|
| Google Drive verwenden | Google Drive-Hilfe ↗ |
| Geteilte Ablagen | Was sind geteilte Ablagen? ↗ |
| Mit geteilten Ablagen speichern und teilen | Geteilte Ablagen ↗ |
| Geteilte Ablagen einrichten (Administrator) | Geteilte Ablagen für Ihre Organisation einrichten ↗ |
| Eine Drittanbieter-App zulassen oder sperren (Administrator) | App-Zugriff steuern ↗ |
| Administratorrollen in Google Workspace | Vordefinierte Administratorrollen ↗ |
| Den Zugriff einer Drittanbieter-App verstehen | Zugriff auf Ihr Google-Konto mit Drittanbieter-Apps teilen ↗ |
| Den Zugriff einer App entfernen | Verbindungen zwischen Ihrem Google-Konto und Drittanbietern verwalten ↗ |
Alle diese Seiten gibt es auf Deutsch.
Häufige Fragen
Kann der Assistent meine Dateien löschen?
Nicht endgültig. Mit dem Recht Löschen kann er eine Datei in den Papierkorb verschieben. Sie können sie wiederherstellen.
Brauche ich ein Google-Workspace-Konto?
Nein. Ein @gmail.com-Konto funktioniert auch.
Warum gibt es keinen Schritt Name?
Jeder Drive behält seinen Namen bei Google. Ihre Kolleginnen und Kollegen erkennen ihn sofort.
Ist Meine Ablage meine oder die aller?
Die jeder Person. Jede findet dort ihre eigene Ablage, nachdem sie ihr Konto verbunden hat.
Kann der Assistent eine Datei mit einem Kunden teilen?
Nein. Er teilt nur mit den Beteiligten des Mitogen-Falls. Kein öffentlicher Link.