Outlook

Kurz gesagt

Mit Outlook liest Ihr Assistent Ihre E-Mails, bereitet Antwortentwürfe vor und sieht in Ihren Microsoft-365-Kalender und Ihre Kontakte.

Zwei Schritte:

1. Ein Admin des Mitogen-Arbeitsbereichs öffnet Outlook für das Team. Er wählt die Microsoft-Organisation des Unternehmens. Beim ersten Mal erteilt ein Administrator Ihrer Microsoft-Organisation Mitogen mit wenigen Klicks die Zustimmung.
2. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Postfach, unter Verbindungen, mit ihrem geschäftlichen Microsoft-Konto.

Das Wichtigste:

• Nur geschäftliche oder schulische Microsoft-Konten. Private Adressen (outlook.com, hotmail.com) funktionieren nicht.
• Die Microsoft-Zustimmung wird einmal pro Organisation erteilt. Sie gilt auch für Teams und Microsoft-Dateien.
• Der Assistent sendet eine E-Mail nur, wenn er das Recht dazu hat, und nur den vorbereiteten Entwurf. Er löscht nie eine E-Mail.

Bevor Sie beginnen

Sie sind kein Microsoft-Administrator? Kein Problem. Sie können den Bildschirm selbst starten und die Zustimmung von der richtigen Person bestätigen lassen, neben Ihnen oder aus der Ferne (siehe Microsoft-Zustimmung).

Sie sind Teammitglied? Gehen Sie direkt zu Mein Konto verbinden.

Outlook für das Team öffnen

1. Öffnen Sie in der Konsole Module: https://mitogen.ai/console/modules.
2. Klicken Sie auf der Karte Outlook auf Öffnen. Eine kurze Vorstellung erscheint: „Outlook mit Ihrem Assistenten“.
3. Klicken Sie auf Outlook öffnen. Das Fenster behält den Titel Outlook öffnen, oben erscheinen die Schritte. Je nach Lage:
   • erste Microsoft-Organisation des Arbeitsbereichs: Zustimmung · Name · Zugang;
   • eine bereits autorisierte Organisation: Organisation · Name · Zugang;
   • eine weitere, neue Organisation: Organisation · Zustimmung · Name · Zugang.

Noch nicht so weit? Später schließt das Fenster, ohne etwas anzulegen.

Der Link Hilfe ↗ unten im Fenster öffnet den Abschnitt dieser Seite, der zum angezeigten Schritt gehört. Schließen Sie vor dem Ende, zeigt die Karte Abzuschließen, und Fortsetzen bringt Sie dorthin zurück, wo Sie waren.

Schritt · Organisation

Dieser Schritt erscheint, wenn Ihr Arbeitsbereich schon mindestens eine Microsoft-Organisation kennt.

Auf dem Bildschirm: der Titel „Welche Microsoft-Organisation?“ und die Hilfe „Ihr Arbeitsbereich kennt diese Organisationen bereits. Wenn Sie eine davon wählen, ist keine neue Microsoft-Zustimmung nötig.“

• Eine Karte pro bereits autorisierter Organisation, mit ihrem Namen und dem Hinweis „In diesem Arbeitsbereich bereits autorisiert“.
• Eine ausgegraute Karte „Bereits geöffnet für Outlook.“, wenn Outlook auf dieser Organisation schon geöffnet ist.
• Eine letzte Karte Eine andere Organisation: „Ein Microsoft-365-Administrator erteilt die Zustimmung.“
• Schaltflächen Weiter und Abbrechen.

Was Sie tun

• Steht Ihre Organisation in der Liste, wählen Sie sie und klicken Sie auf Weiter. Eine neue Zustimmung ist nicht nötig: Die bereits erteilte (zum Beispiel für Teams) gilt auch für Outlook. Der Bildschirm bestätigt: „Organisation verbunden. Keine neue Zustimmung war nötig.“
• Sonst wählen Sie Eine andere Organisation. Der Schritt Zustimmung kommt hinzu.

Gibt es nur eine Organisation, ist sie schon ausgewählt. Gibt es mehrere, ist keine vorausgewählt: Weiter bleibt ausgegraut, bis Sie wählen.

Schritt · Zustimmung

Hier autorisiert ein Administrator Ihrer Microsoft-Organisation Mitogen. Das geschieht einmal für den Arbeitsbereich.

Auf dem Bildschirm: der Titel „Ihre Microsoft-Organisation autorisieren“.

• Die Hilfe „Ein Microsoft-365-Administrator stimmt einmal zu. Das gilt auch für Teams und Microsoft-Dateien.“
• Feld Organisationsname (optional), Beispiel „z. B. Werkstatt Müller“. Nützlich, wenn Sie mehrere haben.
• Schaltfläche Microsoft öffnen ↗. Sobald der Microsoft-Tab offen ist: „Warten auf die Microsoft-Zustimmung. Kommen Sie nach der Bestätigung hierher zurück.“, die Schaltfläche Fertig und der Link Microsoft erneut öffnen.

Was Sie tun

1. Geben Sie der Organisation bei Bedarf einen Namen.
2. Klicken Sie auf Microsoft öffnen. Ein neuer Tab öffnet sich bei Microsoft.
3. Melden Sie sich mit dem Konto eines Administrators Ihrer Microsoft-Organisation an, der eine Zustimmung für die ganze Organisation erteilen kann.
4. Microsoft zeigt die Liste der Berechtigungen, die Mitogen anfragt. Lesen Sie sie und stimmen Sie zu.
5. Kehren Sie zum Mitogen-Tab zurück und klicken Sie auf Fertig. Der Bildschirm bestätigt „Microsoft-Organisation verknüpft.“

Den Microsoft-Tab zu früh geschlossen? Microsoft erneut öffnen öffnet ihn wieder.

Der Microsoft-Administrator sitzt nicht neben Ihnen? Erledigen Sie den Schritt gemeinsam, zum Beispiel per Videoanruf: Sie klicken auf Microsoft öffnen, er meldet sich im neuen Tab an. Sie können ihm auch den Link zu diesem Abschnitt senden.

Was Mitogen bei Microsoft anfragt

Nur delegierte Berechtigungen: Mitogen handelt immer im Namen einer angemeldeten Person, mit deren eigenen Rechten. Es hat nie globalen Zugriff auf alle Postfächer der Organisation. Für Outlook: E-Mails lesen und verwalten, E-Mails senden, Kalender und Kontakte der angemeldeten Person lesen und verwalten. Senden bleibt ein Recht, das Sie Person für Person vergeben (siehe Die Rechte).

Mögliche Meldungen

Verlangt Ihre Organisation eine Genehmigungsanfrage? Dann zeigt Microsoft eine Schaltfläche, um eine Anfrage an Ihre Administratoren zu senden. Siehe Workflow für die Administratorzustimmung ↗.

Schritt · Name

Auf dem Bildschirm: der Titel „Der Name für Ihr Team“, die Hilfe „Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen ihn unter Verbindungen. Wählen Sie einen Namen, den sie sofort erkennen.“ und das Feld Anzeigename, vorausgefüllt mit „Outlook“.

Wählen Sie einen kurzen Namen, den das Team erkennt, zum Beispiel „Outlook Support“ oder „Outlook Geschäftsleitung“. Klicken Sie auf Speichern. Zurück führt zum vorigen Schritt.

Schritt · Zugang

Hier legen Sie fest, wer Outlook nutzen darf und was der Assistent dort für jede Person tun darf. Dieser Bildschirm ist für alle Werkzeuge gleich.

Auf dem Bildschirm: die Zeile „Zugriff geben“ und die Hilfe „Jede Person erhält eine E-Mail und verbindet ihr eigenes Postfach.“

• Ein Block für diese Outlook-Bindung, mit ihrem Namen als Titel (dem Namen aus dem Schritt Name, zum Beispiel „Outlook Support“).
• In jedem Block die Mitglieder des Arbeitsbereichs, mit einem Kästchen pro Person. Sie erscheinen als Sie, bereits angehakt.
• In jeder angehakten Zeile die fünf Rechte. Lesen ist aktiv und gesperrt. Erstellen, Ändern, Löschen und Senden stellen Sie für diese Person ein.
• Schaltflächen Zugriff geben und Später.

Was Sie tun

1. Haken Sie in jedem Block die Personen an, die es brauchen.
2. Schalten Sie für jede Person die nötigen Rechte ein. Was jedes Recht in Outlook erlaubt: siehe Die Rechte.
3. Den Eintrag Sie können Sie abwählen, sobald im selben Block eine andere Person angehakt ist.
4. Klicken Sie auf Zugriff geben.

Solange ein Block leer ist, bleibt Zugriff geben ausgegraut, und darunter steht „Fügen Sie mindestens eine Person zu Outlook Support hinzu.“

Danach

Der Bildschirm bestätigt „Das Team kann Outlook jetzt nutzen.“, dann „2 Personen erhalten eine E-Mail.“ Wenn es nur eine ist: „1 Person erhält eine E-Mail.“. Klicken Sie auf Fertig.

Konnte die E-Mail nicht gesendet werden, zeigt der Bildschirm „Der Zugang ist gespeichert. Die Nachricht wurde nicht gesendet. Kopieren Sie den Link Verbindungen.“ Kopieren Sie den angebotenen Link und senden Sie ihn selbst an Ihre Kolleginnen und Kollegen.

Mit Später ist alles Bisherige gespeichert, aber niemand hat Zugang. Die Karte zeigt Abzuschließen mit der Zeile „Zugang zu vergeben“. Fortsetzen führt Sie zu diesem Schritt zurück.

Die Rechte ändern Sie danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte (siehe Die Rechte).

Mein Konto verbinden

Für jede Person, die Zugang erhalten hat.

1. Öffnen Sie Verbindungen: https://mitogen.ai/console/connections.
2. Klicken Sie unter Outlook bei der Bindung mit dem Namen, den Ihr Admin gewählt hat, auf Postfach verbinden. „Mit Ihrem geschäftlichen Microsoft-Konto anmelden.“
3. Microsoft öffnet sich. Melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen Adresse an.
4. Zeigt Microsoft eine Liste von Berechtigungen, stimmen Sie zu.
5. Sie kehren zu Mitogen zurück. Ihr Postfach erscheint unter dem Namen der Bindung.

Mögliche Meldungen

Zeigt eine Verbindung Neu verbinden, klicken Sie darauf und melden Sie sich erneut bei Microsoft an.

Die Rechte

Die Rechte legen fest, was der Assistent in Outlook für eine Person tun darf. Sie gelten pro Person und pro Bindung.

Gemeinsame Regeln

• Lesen gehört zum Zugang. Es ist gesperrt und lässt sich nicht entfernen.
• Erstellen, Ändern, Löschen und Senden werden pro Person eingestellt: im Schritt Zugang, danach jederzeit. Nur ein Admin oder der Inhaber des Arbeitsbereichs stellt sie ein.
• Beide Rechte müssen vorliegen: Es braucht das Recht in Mitogen und das Recht in Microsoft 365 für das angemeldete Konto. Mitogen gibt nie mehr, als Microsoft dieser Person erlaubt.
• Wer den Zugang einer Person entfernt, trennt auch ihre Verbindungen auf dieser Bindung.

Gut zu wissen: Das Vorbereiten einer Antwort kann die ursprüngliche E-Mail in Outlook als gelesen markieren.

Was Outlook mit Mitogen gar nicht unterstützt: freigegebene Postfächer, Gruppenkalender und das Verzeichnis der Organisation.

Wo Sie die Rechte einstellen: im Schritt Zugang, wenn Sie das Werkzeug öffnen, danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte.

Wenn es hakt

Zugang entfernen

Von der leichtesten zur vollständigsten Stufe:

1. Eine Person entfernt ihr Postfach: Verbindungen › Dieses Konto widerrufen.
2. Ein Admin entfernt den Zugang einer Person: Blatt der Bindung › Abschnitt Zugang › Person entfernen. Ihre Verbindungen auf dieser Bindung werden widerrufen.
3. Ein Admin entfernt die Bindung: Blatt der Bindung › Bindung entfernen. „Die Bindung wird entfernt. Verknüpfte Konten werden widerrufen.“
4. Bei Microsoft, eine Person kann den Zugriff, den sie selbst erteilt hat, in Meine Apps ↗ entfernen: auf der Kachel Mitogen … › Anwendung verwalten › Berechtigungen widerrufen (Microsoft-Hilfe ↗). Für vom Administrator erteilte Berechtigungen geht das nicht.
5. Bei Microsoft, für die ganze Organisation (Administrator): Microsoft Entra Admin Center › Entra ID › Enterprise-Apps › Alle Anwendungen › Mitogen › Berechtigungen › Registerkarte Admin Zustimmung › … › Berechtigung widerrufen (Microsoft-Dokumentation ↗). Um Mitogen ganz zu entfernen: Eigenschaften › Delete › Yes (Bezeichnungen aus der offiziellen Dokumentation, dort auch in der deutschen Fassung auf Englisch), siehe Unternehmensanwendung löschen ↗.

Achtung: Die Microsoft-Zustimmung gilt gemeinsam für Outlook, Teams und Microsoft-Dateien. Wird sie bei Microsoft entfernt, sind alle drei getrennt.

Löscht eine Person ihre Daten in Mitogen, bleibt die in Entra erteilte Administratorzustimmung bestehen: Nur ein Microsoft-Administrator kann sie entfernen.

Offizielle Dokumentation

Alle diese Seiten gibt es auf Deutsch.

Häufige Fragen

Kann der Assistent eine E-Mail für mich senden?

Nur wenn Sie das Recht Senden haben, und nur den Entwurf, den er vorbereitet hat. Ohne dieses Recht bleibt der Entwurf in Ihren Entwürfen, und Sie senden ihn selbst.

Kann der Assistent meine E-Mails löschen?

Nein, nie.

Kann Mitogen alle Postfächer des Unternehmens lesen?

Nein. Es handelt nur für die Personen, die ihr Postfach verbunden haben, mit deren eigenen Rechten.

Muss ich für Teams oder Microsoft-Dateien erneut zustimmen?

Nein. Eine einmal autorisierte Organisation gilt für alle drei Werkzeuge.

Warum ein Microsoft-Administrator?

Weil die Zustimmung für die ganze Organisation gilt. Microsoft behält sie Administratoren mit dieser Befugnis vor.

Kann ich mehrere Outlook-Bindungen öffnen?

Ja, höchstens zehn. Zum Beispiel eine pro Organisation oder pro Team.