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Gmail (mit Google Kalender und Kontakten)

Kurz gesagt

Mit Gmail liest Ihr Assistent Ihre E-Mails, bereitet Antwortentwürfe vor und sieht in Ihren Google Kalender und Ihre Google Kontakte.

Zwei Schritte:

Ein Admin des Mitogen-Arbeitsbereichs öffnet Gmail für das Team. Dafür ist kein Google-Konto nötig: Es dauert eine Minute.
Jede Person verbindet ihr eigenes Google-Konto, unter Verbindungen.

Das Wichtigste:

Google-Workspace-Konten und @gmail.com-Konten werden akzeptiert.
Der Assistent sendet eine E-Mail nur, wenn er das Recht dazu hat, und nur den vorbereiteten Entwurf.
Der Assistent löscht nie eine E-Mail.

Bevor Sie beginnen

Was Sie brauchen	Warum	So prüfen Sie es
Sie sind Admin oder Inhaber des Mitogen-Arbeitsbereichs	Nur sie können ein Werkzeug für das Team öffnen.	Sie können Module öffnen.
Wenn Ihr Unternehmen Google Workspace nutzt: Mitogen zugelassen	Ein Google-Workspace-Administrator kann Drittanbieter-Apps sperren oder einschränken.	Siehe Zugriff von Apps auf Google-Workspace-Daten steuern ↗.
Für jedes Mitglied: ein Google-Konto mit Gmail	Dieses Postfach liest der Assistent.

Sie sind Teammitglied? Gehen Sie direkt zu Mein Konto verbinden.

Gmail für das Team öffnen

Öffnen Sie Module: https://mitogen.ai/console/modules.
Klicken Sie auf der Karte Gmail auf Öffnen. Eine kurze Vorstellung erscheint: „Gmail mit Ihrem Assistenten“.
Klicken Sie auf Gmail öffnen. Gmail wird sofort für den Arbeitsbereich geöffnet: „Gmail ist für diesen Arbeitsbereich geöffnet.“ Das Fenster trägt den Titel Gmail, und es bleiben zwei Schritte: Name · Zugang.

Noch nicht so weit? Später schließt das Fenster, ohne etwas anzulegen. Schlägt das Öffnen fehl: „Gmail konnte nicht geöffnet werden. Versuchen Sie es erneut.“

Der Link Hilfe ↗ unten im Fenster öffnet den Abschnitt dieser Seite, der zum angezeigten Schritt gehört. Schließen Sie vor dem Ende, zeigt die Karte Abzuschließen, und Fortsetzen bringt Sie dorthin zurück, wo Sie waren.

Schritt · Name

Auf dem Bildschirm: der Titel „Verbindung bereit“, die Hilfe „Gmail ist für den Arbeitsbereich bereit. Wer Zugang erhält, ist noch zu wählen.“ und das Feld Name der Verbindung, vorausgefüllt mit „Gmail“.

Präzisieren Sie den Namen bei Bedarf, zum Beispiel „Gmail Vertrieb“, und klicken Sie auf Speichern.

Schritt · Zugang

Hier legen Sie fest, wer Gmail nutzen darf und was der Assistent dort für jede Person tun darf. Dieser Bildschirm ist für alle Werkzeuge gleich.

Auf dem Bildschirm: die Zeile „Zugriff geben“ und die Hilfe „Jede Person erhält eine E-Mail und verbindet ihr Google-Konto. Google fragt sie nach drei Zugriffen: E-Mails, Kalender, Kontakte.“

Ein Block für diese Gmail-Bindung, mit ihrem Namen als Titel (dem Namen aus dem Schritt Name, zum Beispiel „Gmail Vertrieb“).
In jedem Block die Mitglieder des Arbeitsbereichs, mit einem Kästchen pro Person. Sie erscheinen als Sie, bereits angehakt.
In jeder angehakten Zeile die fünf Rechte. Lesen ist aktiv und gesperrt. Erstellen, Ändern, Löschen und Senden stellen Sie für diese Person ein.
Schaltflächen Zugriff geben und Später.

Was Sie tun

Haken Sie in jedem Block die Personen an, die es brauchen.
Schalten Sie für jede Person die nötigen Rechte ein. Was jedes Recht in Gmail erlaubt: siehe Die Rechte.
Den Eintrag Sie können Sie abwählen, sobald im selben Block eine andere Person angehakt ist.
Klicken Sie auf Zugriff geben.

Solange ein Block leer ist, bleibt Zugriff geben ausgegraut, und darunter steht „Fügen Sie mindestens eine Person zu Gmail Vertrieb hinzu.“

Danach

Der Bildschirm bestätigt „Das Team kann Gmail jetzt nutzen.“, dann „2 Personen erhalten eine E-Mail.“ Wenn es nur eine ist: „1 Person erhält eine E-Mail.“. Klicken Sie auf Fertig.

Konnte die E-Mail nicht gesendet werden, zeigt der Bildschirm „Der Zugang ist gespeichert. Die Nachricht wurde nicht gesendet. Kopieren Sie den Link Verbindungen.“ Kopieren Sie den angebotenen Link und senden Sie ihn selbst an Ihre Kolleginnen und Kollegen.

Mit Später ist alles Bisherige gespeichert, aber niemand hat Zugang. Die Karte zeigt Abzuschließen mit der Zeile „Zugang zu vergeben“. Fortsetzen führt Sie zu diesem Schritt zurück.

Die Rechte ändern Sie danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte (siehe Die Rechte).

Mein Konto verbinden

Öffnen Sie Verbindungen: https://mitogen.ai/console/connections.
Klicken Sie unter Gmail auf Mein Konto verbinden.
Google öffnet sich. Wählen Sie Ihr Konto.
Google zeigt die Zugriffe für Gmail, Google Kalender und Google Kontakte. Bietet Google Kästchen an, lassen Sie alle angehakt und stimmen Sie zu.
Zurück in Mitogen erscheint Ihr Konto unter der Bindung.

Entfernen Sie einen der drei Haken, zeigt Mitogen „Google hat die drei Zugriffe nicht erteilt. Nichts wurde gespeichert.“ Beginnen Sie neu und lassen Sie alles angehakt.

Was Mitogen bei Google anfragt: Ihre E-Mails lesen und verwalten, Ihren Kalender und Ihre Kontakte verwalten, und Ihre E-Mail-Adresse, um zu wissen, wer angemeldet ist. Mitogen handelt immer mit Ihrem Konto und Ihren Google-Rechten.

Die Rechte

Die Rechte gelten pro Person und pro Bindung.

Gemeinsame Regeln

Lesen gehört zum Zugang. Es ist gesperrt und lässt sich nicht entfernen.
Erstellen, Ändern, Löschen und Senden werden pro Person eingestellt: im Schritt Zugang, danach jederzeit. Nur ein Admin oder der Inhaber des Arbeitsbereichs stellt sie ein.
Es braucht das Recht in Mitogen und das Recht bei Google für das angemeldete Konto.
Wer den Zugang einer Person entfernt, trennt auch ihre Verbindungen auf dieser Bindung.

Recht	Was es erlaubt	Was es nicht erlaubt
Lesen	E-Mails, Anhänge, Termine, Kontakte und Kalender suchen und lesen.	Irgendetwas ändern.
Erstellen	Einen Entwurf vorbereiten: neue E-Mail, Antwort, Allen antworten, Weiterleiten. Einen Termin anlegen. Einen Kontakt anlegen.	Senden. Der Entwurf bleibt in Ihren Entwürfen.
Ändern	Eine E-Mail als gelesen oder ungelesen markieren. Einen Entwurf bearbeiten, einen Anhang hinzufügen. Einen Termin oder Kontakt bearbeiten.	Ein Label, eine Kategorie oder einen Filter setzen. Die Einstellungen eines Kalenders ändern.
Löschen	Einen Termin absagen, den Sie organisieren: Google benachrichtigt die Gäste. Einen Kontakt löschen.	Eine E-Mail löschen: nie.
Senden	Den vorbereiteten Entwurf senden, und nur ihn.	Eine E-Mail in einem Zug schreiben und senden, ohne Entwurf.

Gut zu wissen: Das Vorbereiten einer Antwort markiert die ursprüngliche E-Mail nicht als gelesen. Freigegebene Postfächer werden nicht unterstützt.

Wo Sie die Rechte einstellen: im Schritt Zugang, wenn Sie das Werkzeug öffnen, danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte.

Wenn es hakt

Was Sie sehen	Wahrscheinliche Ursache	Was Sie tun
„Google hat die drei Zugriffe nicht erteilt. Nichts wurde gespeichert.“	Einer der drei Zugriffe wurde abgewählt.	Beginnen Sie neu und lassen Sie Gmail, Kalender und Kontakte angehakt.
Google meldet, dass die App von Ihrer Organisation gesperrt ist	Ihr Google-Workspace-Administrator schränkt Drittanbieter-Apps ein.	Er kann Mitogen zulassen: Menü › Sicherheit › Zugriffs- und Datenkontrolle › API-Steuerung (Google-Dokumentation ↗).
Der Assistent sagt, er dürfe nicht senden	Das Recht Senden ist für Sie nicht eingeschaltet.	Fragen Sie Ihren Mitogen-Admin. Oder senden Sie den Entwurf selbst aus Gmail.
Der Assistent kann eine Besprechung nicht absagen	Sie organisieren sie nicht.	Fragen Sie die Person, die sie organisiert.
Neu verbinden	Google hat die Sitzung beendet (Passwort geändert, Zugriff entzogen).	Neu verbinden unter Verbindungen.

Zugang entfernen

Eine Person: Verbindungen › Dieses Konto widerrufen.
Ein Admin, für eine Person: Blatt der Bindung › Abschnitt Zugang › Person entfernen. Ihre Verbindungen auf dieser Bindung werden widerrufen.
Ein Admin, für die Bindung: Blatt der Bindung › Bindung entfernen.
Bei Google, jede Person: Öffnen Sie die Seite der Drittanbieter-Verbindungen Ihres Google-Kontos ↗, wählen Sie Mitogen und entfernen Sie den Zugriff (Google-Hilfe ↗).
Bei Google, für die ganze Organisation (Google-Workspace-Administrator): Menü › Sicherheit › Zugriffs- und Datenkontrolle › API-Steuerung, dann Mitogen sperren.

Ihre E-Mails bleiben in Gmail. Beim Entfernen eines Zugangs wird nichts gelöscht.

Offizielle Dokumentation

Thema	Link
Gmail-Hilfe	Gmail-Hilfe ↗
Den Zugriff einer Drittanbieter-App verstehen	Zugriff auf Ihr Google-Konto mit Drittanbieter-Apps teilen ↗
Den Zugriff einer App entfernen	Verbindungen zwischen Ihrem Google-Konto und Drittanbietern verwalten ↗
Eine Drittanbieter-App zulassen oder sperren (Administrator)	App-Zugriff steuern ↗
Administratorrollen in Google Workspace	Vordefinierte Administratorrollen ↗

Alle diese Seiten gibt es auf Deutsch.

Häufige Fragen

Kann der Assistent meine E-Mails löschen?

Nein, nie.

Kann der Assistent eine E-Mail für mich senden?

Nur mit dem Recht Senden, und nur den Entwurf, den er vorbereitet hat.

Warum fragt Google auch nach Kalender und Kontakten?

Damit der Assistent einen Termin vorschlagen, einen Kontakt finden oder einen Termin anlegen kann. Die drei gehören zusammen: Fehlt einer, wird die Verbindung nicht gespeichert.

Brauche ich ein Google-Workspace-Konto?

Nein. Ein @gmail.com-Konto funktioniert auch.