Odoo

Kurz gesagt

Mit Odoo arbeitet Ihr Assistent in Ihrer Datenbank: Er findet einen Kunden, liest ein Angebot, legt ein Ticket an oder setzt eine Erinnerung. In Odoo muss nichts installiert werden.

Zwei Schritte, zwei Personen:

1. Ein Admin des Mitogen-Arbeitsbereichs öffnet Odoo für das Team. Er gibt die Adresse Ihres Odoo an und weist einmalig nach, dass die Datenbank dem Unternehmen gehört. Rechnen Sie mit zwei Minuten.
2. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Odoo-Konto, unter Verbindungen. Der Assistent handelt dann mit den Odoo-Rechten dieser Person, nie mit mehr.

Das Wichtigste:

• Odoo 17 oder neuer.
• Bei Odoo Online (Adresse auf .odoo.com) setzt der externe Zugriff das Angebot Custom voraus.
• Ein Odoo-Administratorkonto wird einmal für die Prüfung gebraucht. Danach löscht Mitogen seine Kopie des Schlüssels.
• Sie können mehrere Odoo-Datenbanken öffnen, jede mit einem klaren Namen (höchstens zehn).

Bevor Sie beginnen

Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie den Bildschirm öffnen. Sie verhindern fast alle Blockaden.

Sie sind Teammitglied? Hier ist nichts zu tun. Gehen Sie direkt zu Mein Konto verbinden.

Odoo für das Team öffnen

1. Öffnen Sie in der Konsole Module: https://mitogen.ai/console/modules.
2. Klicken Sie auf der Karte Odoo (Abschnitt Verfügbar) auf Öffnen. In der Bildschirmmitte öffnet sich ein Fenster mit einer kurzen Vorstellung: „Odoo mit Ihrem Assistenten“.
3. Klicken Sie auf Odoo öffnen. Das Fenster behält den Titel Odoo öffnen, oben erscheinen die Schritte: Adresse · Prüfung · Name · Zugang. Wenn Sie das Teamkonto einschalten, kommt nach Prüfung der Schritt Teamkonto hinzu.

Noch nicht so weit? Später schließt das Fenster, ohne etwas anzulegen.

Auf dem Telefon zeigt eine einzige Zeile, wo Sie stehen, zum Beispiel „Schritt 2 von 4 · Prüfung“.

Der Link Hilfe ↗ unten im Fenster öffnet den Abschnitt dieser Seite, der zum angezeigten Schritt gehört. Unten in jedem Schritt: die Hauptschaltfläche, dann Zurück zum vorigen Schritt und Abbrechen zum Aufgeben.

Sie können das Fenster jederzeit schließen. Haben Sie schon etwas eingegeben, fragt Mitogen „Ohne Abschluss verlassen?“: „Nicht gespeicherte Angaben gehen verloren.“ Die Schaltfläche ist Verlassen. Was gespeichert ist, bleibt: Die Odoo-Karte zeigt dann Abzuschließen, und Fortsetzen bringt Sie zum richtigen Schritt zurück.

Odoo ist schon geöffnet und Sie möchten eine zweite Datenbank? Klicken Sie auf der Odoo-Karte (Abschnitt In diesem Arbeitsbereich) auf Mehr erfahren, dann auf Eine Datenbank hinzufügen.

Schritt 1 · Adresse

Auf dem Bildschirm: der Titel „Die Adresse Ihres Odoo“.

• Feld Odoo-Adresse, mit dem Beispiel https://ihre-firma.odoo.com.
• Schalter Gemeinsames Teamkonto (nur wenn Ihr Arbeitsbereich es erlaubt): „Ein Odoo-Konto für das ganze Team. Mitogen bewahrt seinen Schlüssel auf, um in seinem Namen zu handeln.“ Siehe Teamkonto.
• Schaltflächen Weiter und Abbrechen.

Was Sie tun

1. Öffnen Sie Ihr Odoo in einem anderen Tab.
2. Kopieren Sie den Anfang der Adresse bis zum Domainnamen, zum Beispiel https://meine-firma.odoo.com. Der Rest (/odoo/..., /web#...) wird nicht gebraucht.
3. Fügen Sie ihn in Odoo-Adresse ein und klicken Sie auf Weiter.

Endet Ihre Adresse auf .odoo.com, erinnert eine Zeile unter dem Feld daran, dass der externe Zugriff bei Odoo Online das Angebot Custom voraussetzt. Das ist kein Fehler, nur ein Hinweis. Haben Sie dieses Angebot, machen Sie weiter. Sonst sehen Sie sich die Odoo-Preise ↗ an.

Mögliche Meldungen

Schritt 2 · Prüfung

Hier weisen Sie nach, dass diese Datenbank Ihrem Unternehmen gehört. Das geschieht einmal, mit einem Odoo-Administratorkonto.

Auf dem Bildschirm: der Titel „Mit einem Administratorkonto prüfen“.

• Die Zeile „Mitogen prüft den Zugang und löscht dann seine Kopie des Schlüssels.“
• Feld Administrator-Login (Beispiel admin@ihre-firma.com).
• Feld API-Schlüssel (Platzhalter „Schlüssel hier einfügen“), verdeckt. Mit Anzeigen prüfen Sie, was Sie eingefügt haben.
• Schaltflächen Prüfen, Zurück und Abbrechen.

Zuerst den Schlüssel in Odoo erstellen

1. Melden Sie sich mit dem Administratorkonto bei Odoo an.
2. Klicken Sie auf Ihren Avatar, dann auf Meine Einstellungen, dann auf den Reiter Sicherheit. (Bezeichnungen aus der offiziellen Odoo-Dokumentation ↗.)
3. Klicken Sie auf New API Key. (Bezeichnung aus der offiziellen Odoo-Dokumentation ↗, auf Englisch. Ihr Bildschirm zeigt sie vielleicht auf Deutsch.)
4. Odoo fragt nach einer Beschreibung: Schreiben Sie zum Beispiel „Mitogen Prüfung“.
5. Odoo fragt nach einer Dauer: Wählen Sie 1 Tag. Dieser Schlüssel dient nur der Prüfung. Fragt Odoo nach einem Bereich, wählen Sie RPC.
6. Kopieren Sie den Schlüssel sofort: Odoo zeigt ihn nur einmal.

Dann in Mitogen

1. Administrator-Login: der Anmeldename des Administratorkontos, oft seine E-Mail-Adresse.
2. API-Schlüssel: Fügen Sie den Schlüssel ein.
3. Klicken Sie auf Prüfen.

Wenn Ihr Odoo mehrere Datenbanken enthält

Meist erkennt Mitogen die Datenbank selbst. Sonst fragt der Bildschirm nach:

• Welche Datenbank? „Unter dieser Adresse antworten mehrere Datenbanken. Wählen Sie die richtige.“: eine Karte pro Datenbank. Wählen Sie Ihre, dann Prüfen.
• Feld Datenbankname (Beispiel ihre-firma-prod): „Der Name wurde nicht erkannt. Geben Sie ihn so ein, wie er in Odoo erscheint.“ Bei Odoo Online steht der Datenbankname in Ihrer Datenbankverwaltung ↗ (Anmeldung bei Ihrem odoo.com-Konto nötig).

Nach der Prüfung

Der nächste Schritt beginnt mit: „Zugang geprüft. Mitogen hat seine Kopie des Schlüssels gelöscht. Sie können ihn in Odoo löschen.“

Mitogen behält diesen Schlüssel nicht. Sie können ihn sofort in Odoo löschen, dort, wo Sie ihn erstellt haben. Sonst läuft er nach einem Tag von selbst ab.

Mögliche Meldungen

Optionaler Schritt · Teamkonto

Standardmäßig verbindet jede Person ihr eigenes Odoo-Konto. Der Assistent handelt dann mit den Odoo-Rechten dieser Person.

Das Teamkonto ist ein anderer Weg: ein einziges Odoo-Konto für das ganze Team. Wer Zugang hat, braucht dann keinen eigenen Schlüssel. In Mitogen ist immer klar, welche Person die Aktion angefordert hat.

Wann ist es sinnvoll? Wenn nicht jeder im Team ein Odoo-Konto hat, oder wenn Sie ein eigenes Konto für Integrationen bevorzugen. Odoo selbst empfiehlt dafür einen eigenen Benutzer (offizielle Dokumentation, auf Englisch ↗).

Auf dem Bildschirm: der Titel „Das Teamkonto“, die Felder Konto-Login (Beispiel team@ihre-firma.com) und API-Schlüssel, die Schaltflächen Konto speichern und Zurück.

Was Sie tun

1. Schalten Sie im Schritt Adresse den Schalter Gemeinsames Teamkonto ein.
2. Nach der Prüfung erscheint der Schritt Teamkonto.
3. Erstellen Sie in Odoo einen API-Schlüssel für dieses Konto, wie im vorigen Schritt. Wählen Sie eine längere Dauer: Diesen Schlüssel bewahrt Mitogen auf, um im Namen des Kontos zu handeln.
4. Geben Sie Konto-Login und API-Schlüssel ein und klicken Sie auf Konto speichern.

Dieses Konto handelt mit seinen eigenen Odoo-Rechten. Geben Sie ihm in Odoo nur die Rechte, die das Team braucht.

Schritt 3 · Name

Auf dem Bildschirm: der Titel „Der Name für Ihr Team“, die Hilfe „Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen ihn unter Verbindungen. Wählen Sie einen Namen, den sie sofort erkennen.“ und das Feld Anzeigename, vorausgefüllt aus Ihrer Odoo-Adresse (Beispiel „Odoo Produktion“).

Wählen Sie einen Namen, den Ihr Team unter Verbindungen sofort erkennt, zum Beispiel „Odoo Produktion“, „Odoo Test“ oder „Firma A“. Das hilft besonders, wenn Sie mehrere Datenbanken öffnen.

Klicken Sie auf Speichern. Zurück führt zum vorigen Schritt.

Schritt 4 · Zugang

Hier legen Sie fest, wer Odoo nutzen darf und was der Assistent dort für jede Person tun darf. Dieser Bildschirm ist für alle Werkzeuge gleich.

Auf dem Bildschirm: die Zeile „Zugriff geben“ und die Hilfe „Jede Person erhält eine E-Mail und verbindet ihr eigenes Odoo-Konto.“

• Ein Block für diese Odoo-Datenbank, mit ihrem Namen als Titel (dem Namen aus dem Schritt Name, zum Beispiel „Odoo Produktion“).
• In jedem Block die Mitglieder des Arbeitsbereichs, mit einem Kästchen pro Person. Sie erscheinen als Sie, bereits angehakt.
• In jeder angehakten Zeile die fünf Rechte. Lesen ist aktiv und gesperrt. Erstellen, Ändern, Löschen und Senden stellen Sie für diese Person ein.
• Schaltflächen Zugriff geben und Später.

Was Sie tun

1. Haken Sie in jedem Block die Personen an, die es brauchen.
2. Schalten Sie für jede Person die nötigen Rechte ein. Was jedes Recht in Odoo erlaubt: siehe Die Rechte.
3. Den Eintrag Sie können Sie abwählen, sobald im selben Block eine andere Person angehakt ist.
4. Klicken Sie auf Zugriff geben.

Solange ein Block leer ist, bleibt Zugriff geben ausgegraut, und darunter steht „Fügen Sie mindestens eine Person zu Odoo Produktion hinzu.“

Danach

Der Bildschirm bestätigt „Das Team kann Odoo jetzt nutzen.“, dann „2 Personen erhalten eine E-Mail.“ Wenn es nur eine ist: „1 Person erhält eine E-Mail.“. Klicken Sie auf Fertig.

Konnte die E-Mail nicht gesendet werden, zeigt der Bildschirm „Der Zugang ist gespeichert. Die Nachricht wurde nicht gesendet. Kopieren Sie den Link Verbindungen.“ Kopieren Sie den angebotenen Link und senden Sie ihn selbst an Ihre Kolleginnen und Kollegen.

Mit Später ist alles Bisherige gespeichert, aber niemand hat Zugang. Die Karte zeigt Abzuschließen mit der Zeile „Zugang zu vergeben“. Fortsetzen führt Sie zu diesem Schritt zurück.

Die Rechte ändern Sie danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte (siehe Die Rechte).

Was die Odoo-Karte danach zeigt

Mein Konto verbinden

Dieser Teil richtet sich an jede Person, die Zugang erhalten hat.

Vorab: Sie brauchen Ihr eigenes Odoo-Konto in dieser Datenbank und einen persönlichen API-Schlüssel.

1. Erstellen Sie Ihren Schlüssel in Odoo. Avatar ‣ Meine Einstellungen ‣ Reiter Sicherheit ‣ New API Key (derselbe Weg wie im Schritt Prüfung). Geben Sie eine Beschreibung ein, zum Beispiel „Mitogen“, und eine Dauer. Kopieren Sie den Schlüssel: Er wird nur einmal angezeigt.
2. Öffnen Sie in der Konsole Verbindungen: https://mitogen.ai/console/connections.
3. Suchen Sie unter Odoo die Bindung mit dem Namen, den Ihr Admin gewählt hat, und klicken Sie auf Mein Konto verbinden.
4. Geben Sie bei Bedarf die Datenbank an, dazu Ihren Odoo-Login und Ihren API-Schlüssel. Das sind persönliche Zugangsdaten, die Sie nie mit Kolleginnen oder Kollegen teilen.
5. Bestätigen Sie. Ihr Konto erscheint unter dem Namen der Bindung.

Hat Ihr Admin ein Teamkonto eingerichtet, heißt die Zeile Teamverbindung: Sie müssen keinen Schlüssel eingeben.

Läuft Ihr Schlüssel ab, zeigt die Zeile Neu verbinden. Erstellen Sie in Odoo einen neuen Schlüssel, klicken Sie auf Neu verbinden und fügen Sie ihn ein.

Geben Sie den Schlüssel immer in der Konsole ein, nie im Gespräch mit dem Assistenten.

Die Rechte

Die Rechte legen fest, was der Assistent in Odoo für eine Person tun darf. Sie gelten pro Person und pro Odoo-Datenbank.

Gemeinsame Regeln

• Lesen gehört zum Zugang. Es ist gesperrt und lässt sich nicht entfernen.
• Erstellen, Ändern, Löschen und Senden werden pro Person eingestellt: im Schritt Zugang, danach jederzeit. Nur ein Admin oder der Inhaber des Arbeitsbereichs stellt sie ein.
• Beide Rechte müssen vorliegen. Damit eine Aktion durchgeht, braucht es das Recht in Mitogen und das Recht in Odoo, auf dem verwendeten Konto. Mitogen gibt nie mehr, als Odoo diesem Konto erlaubt.
• Bei einem Teamkonto zählen die Odoo-Rechte dieses Kontos.
• Wer den Zugang einer Person entfernt, trennt auch ihre Verbindungen zu dieser Datenbank.

Die fünf Rechte werden für alle Werkzeuge angezeigt. In Odoo hat Löschen keine Wirkung: Mitogen kann in Odoo nichts löschen. Sie können das Recht einschalten, aber jede Löschanfrage wird abgelehnt.

Wo Sie die Rechte einstellen: im Schritt Zugang, wenn Sie das Werkzeug öffnen, danach jederzeit unter Team › Verbindungsrechte.

Wenn es hakt

Zugang entfernen

Wählen Sie die passende Stufe, von der leichtesten zur vollständigsten:

1. Eine Person entfernt ihr eigenes Konto. Unter Verbindungen: Dieses Konto widerrufen. Mitogen warnt: „Sie können über admin@firma.de auf Odoo Produktion nicht mehr handeln. Fallquellen bleiben.“
2. Ein Admin entfernt den Zugang einer Person. Im Blatt der Odoo-Datenbank, Abschnitt Zugang, entfernen Sie die Person. Mitogen fragt „Zugriff entfernen?“: „Diese Person kann über ihre Konten auf dieser Bindung nicht mehr handeln.“ Ihre Verbindungen zu dieser Datenbank werden widerrufen.
3. Ein Admin entfernt die ganze Datenbank. Im Blatt der Odoo-Datenbank: Bindung entfernen. „Die Bindung wird entfernt. Verknüpfte Konten werden widerrufen.“ War es die letzte Odoo-Datenbank, erscheint Odoo wieder unter den verfügbaren Modulen.
4. In Odoo, der Vollständigkeit halber.
   • Löschen Sie die für Mitogen erstellten API-Schlüssel: Avatar ‣ Meine Einstellungen ‣ Reiter Sicherheit.
   • Archivieren Sie ein nicht mehr genutztes Teamkonto: Einstellungen ‣ Abschnitt Benutzer ‣ Benutzer verwalten (siehe Benutzer ↗).

Was der Assistent bereits in einem Fall abgelegt hat, bleibt dort. In Odoo wird nichts gelöscht.

Offizielle Dokumentation

Häufige Fragen

Muss ich in Odoo etwas installieren?

Nein. Mitogen nutzt den standardmäßigen externen Zugriff von Odoo.

Warum ein Schlüssel für einen Tag bei der Prüfung?

Er wird nur einmal gebraucht. Mitogen löscht seine Kopie gleich danach. Eine kurze Dauer begrenzt das Risiko, falls der Schlüssel irgendwo liegen bleibt.

Behält Mitogen den Administrator-Schlüssel?

Nein. Mitogen löscht ihn nach der Prüfung. Nur der Schlüssel eines Teamkontos wird aufbewahrt, weil er zum Handeln dient.

Braucht mein Team Odoo-Konten?

Ja, außer Sie richten ein Teamkonto ein.

Kann der Assistent Daten in Odoo löschen?

Nein. Löschen ist nicht möglich, auch nicht mit dem Recht Löschen.

Kann der Assistent einem Kunden eine Rechnung senden?

Ja, wenn die Person in Mitogen das Recht Senden hat und in Odoo das passende Recht.

Ich habe bei Odoo Online nicht das Angebot Custom. Kann ich es trotzdem versuchen?

Nein. Odoo lehnt den externen Zugriff in den anderen Angeboten ab. Der Bildschirm zeigt „Odoo lehnt den externen Zugriff ab. Prüfen Sie Ihr Odoo-Angebot.“

Kann ich mehrere Datenbanken öffnen?

Ja, höchstens zehn. Darüber hinaus: „Sie haben bereits zehn Verbindungen. Entfernen Sie eine, bevor Sie eine weitere hinzufügen.“

Was ist der Unterschied zwischen „Odoo öffnen“ und „Mein Konto verbinden“?

„Odoo öffnen“ öffnet die Datenbank für das ganze Team: Aufgabe des Admins, einmalig. „Mein Konto verbinden“ verknüpft Ihr eigenes Konto: Das macht jede Person für sich.