# Outlook

## Kurz gesagt {#summary}

Mit Outlook liest Ihr Assistent Ihre E-Mails, bereitet Antwortentwürfe vor und sieht in Ihren Microsoft-365-Kalender und Ihre Kontakte.

Zwei Schritte:

1. **Ein Admin des Mitogen-Arbeitsbereichs öffnet Outlook für das Team.** Er wählt die Microsoft-Organisation des Unternehmens. Beim ersten Mal erteilt ein Administrator Ihrer Microsoft-Organisation Mitogen mit wenigen Klicks die Zustimmung.
2. **Danach verbindet jede Person ihr eigenes Postfach**, unter Verbindungen, mit ihrem geschäftlichen Microsoft-Konto.

Das Wichtigste:

- Nur geschäftliche oder schulische Microsoft-Konten. Private Adressen (outlook.com, hotmail.com) funktionieren nicht.
- Die Microsoft-Zustimmung wird **einmal pro Organisation** erteilt. Sie gilt auch für Teams und Microsoft-Dateien.
- Der Assistent sendet eine E-Mail nur, wenn er das Recht dazu hat, und nur den vorbereiteten Entwurf. Er löscht nie eine E-Mail.

## Bevor Sie beginnen {#before}

| Was Sie brauchen | Warum | So prüfen Sie es |
|---|---|---|
| Microsoft 365 mit geschäftlichen Konten | Mitogen verbindet sich mit den Postfächern Ihrer Microsoft-Organisation. | Ihre Adresse meldet sich auf [outlook.office.com](https://outlook.office.com) an. |
| Beim ersten Mal: ein Administrator Ihrer Microsoft-Organisation | Die Zustimmung für die ganze Organisation kann nur ein Administrator mit dieser Befugnis erteilen. | Microsoft erklärt, [wer diese Zustimmung erteilen kann](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent), und [die Administratorrollen](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/add-users/about-admin-roles). Im Zweifel fragen Sie Ihre IT oder Ihren Dienstleister. |
| Sie sind Admin oder Inhaber des Mitogen-Arbeitsbereichs | Nur sie können ein Werkzeug für das Team öffnen. | Sie können **Module** öffnen. |

Sie sind kein Microsoft-Administrator? Kein Problem. Sie können den Bildschirm selbst starten und die Zustimmung von der richtigen Person bestätigen lassen, neben Ihnen oder aus der Ferne (siehe [Microsoft-Zustimmung](#consent)).

> **Sie sind Teammitglied?** Gehen Sie direkt zu [Mein Konto verbinden](#connect).

## Outlook für das Team öffnen {#open}

1. Öffnen Sie in der Konsole **Module**: `https://mitogen.ai/console/modules`.
2. Klicken Sie auf der Karte **Outlook** auf **Öffnen**. Eine kurze Vorstellung erscheint: „Outlook mit Ihrem Assistenten“.
3. Klicken Sie auf **Outlook öffnen**. Das Fenster behält den Titel **Outlook öffnen**, oben erscheinen die Schritte. Je nach Lage:
   - erste Microsoft-Organisation des Arbeitsbereichs: **Zustimmung · Name · Zugang**;
   - eine bereits autorisierte Organisation: **Organisation · Name · Zugang**;
   - eine weitere, neue Organisation: **Organisation · Zustimmung · Name · Zugang**.

Noch nicht so weit? **Später** schließt das Fenster, ohne etwas anzulegen.

Der Link **Hilfe ↗** unten im Fenster öffnet den Abschnitt dieser Seite, der zum angezeigten Schritt gehört. Schließen Sie vor dem Ende, zeigt die Karte **Abzuschließen**, und **Fortsetzen** bringt Sie dorthin zurück, wo Sie waren.

### Schritt · Organisation {#organization}

Dieser Schritt erscheint, wenn Ihr Arbeitsbereich schon mindestens eine Microsoft-Organisation kennt.

**Auf dem Bildschirm**: der Titel „Welche Microsoft-Organisation?“ und die Hilfe „Ihr Arbeitsbereich kennt diese Organisationen bereits. Wenn Sie eine davon wählen, ist keine neue Microsoft-Zustimmung nötig.“

- Eine Karte pro bereits autorisierter Organisation, mit ihrem Namen und dem Hinweis „In diesem Arbeitsbereich bereits autorisiert“.
- Eine ausgegraute Karte „Bereits geöffnet für Outlook.“, wenn Outlook auf dieser Organisation schon geöffnet ist.
- Eine letzte Karte **Eine andere Organisation**: „Ein Microsoft-365-Administrator erteilt die Zustimmung.“
- Schaltflächen **Weiter** und **Abbrechen**.

**Was Sie tun**

- Steht Ihre Organisation in der Liste, wählen Sie sie und klicken Sie auf **Weiter**. **Eine neue Zustimmung ist nicht nötig**: Die bereits erteilte (zum Beispiel für Teams) gilt auch für Outlook. Der Bildschirm bestätigt: „Organisation verbunden. Keine neue Zustimmung war nötig.“
- Sonst wählen Sie **Eine andere Organisation**. Der Schritt Zustimmung kommt hinzu.

Gibt es nur eine Organisation, ist sie schon ausgewählt. Gibt es mehrere, ist keine vorausgewählt: **Weiter** bleibt ausgegraut, bis Sie wählen.

### Schritt · Zustimmung {#consent}

Hier autorisiert ein Administrator Ihrer Microsoft-Organisation Mitogen. Das geschieht **einmal für den Arbeitsbereich**.

**Auf dem Bildschirm**: der Titel „Ihre Microsoft-Organisation autorisieren“.

- Die Hilfe „Ein Microsoft-365-Administrator stimmt einmal zu. Das gilt auch für Teams und Microsoft-Dateien.“
- Feld **Organisationsname** (optional), Beispiel „z. B. Werkstatt Müller“. Nützlich, wenn Sie mehrere haben.
- Schaltfläche **Microsoft öffnen ↗**. Sobald der Microsoft-Tab offen ist: „Warten auf die Microsoft-Zustimmung. Kommen Sie nach der Bestätigung hierher zurück.“, die Schaltfläche **Fertig** und der Link **Microsoft erneut öffnen**.

**Was Sie tun**

1. Geben Sie der Organisation bei Bedarf einen Namen.
2. Klicken Sie auf **Microsoft öffnen**. Ein neuer Tab öffnet sich bei Microsoft.
3. Melden Sie sich mit dem Konto eines Administrators Ihrer Microsoft-Organisation an, der eine Zustimmung für die ganze Organisation erteilen kann.
4. Microsoft zeigt die Liste der Berechtigungen, die Mitogen anfragt. Lesen Sie sie und stimmen Sie zu.
5. Kehren Sie zum Mitogen-Tab zurück und klicken Sie auf **Fertig**. Der Bildschirm bestätigt „Microsoft-Organisation verknüpft.“

Den Microsoft-Tab zu früh geschlossen? **Microsoft erneut öffnen** öffnet ihn wieder.

**Der Microsoft-Administrator sitzt nicht neben Ihnen?** Erledigen Sie den Schritt gemeinsam, zum Beispiel per Videoanruf: Sie klicken auf **Microsoft öffnen**, er meldet sich im neuen Tab an. Sie können ihm auch den Link zu diesem Abschnitt senden.

**Was Mitogen bei Microsoft anfragt**

Nur **delegierte** Berechtigungen: Mitogen handelt immer im Namen einer angemeldeten Person, mit deren eigenen Rechten. Es hat nie globalen Zugriff auf alle Postfächer der Organisation. Für Outlook: E-Mails lesen und verwalten, E-Mails senden, Kalender und Kontakte der angemeldeten Person lesen und verwalten. Senden bleibt ein Recht, das Sie Person für Person vergeben (siehe [Die Rechte](#rights)).

**Mögliche Meldungen**

| Meldung | Was sie bedeutet | Was Sie tun |
|---|---|---|
| „Die Microsoft-Zustimmung ist noch nicht da. Schließen Sie sie im Microsoft-Tab ab, und versuchen Sie es erneut.“ | Sie haben auf Fertig geklickt, bevor der Vorgang bei Microsoft abgeschlossen war. | Gehen Sie zum Microsoft-Tab zurück, schließen Sie ab und klicken Sie erneut. |
| „Die Zustimmung wurde in Microsoft abgelehnt. Ein Microsoft-365-Administrator muss sie annehmen.“ | Das verwendete Konto konnte nicht für die Organisation zustimmen, oder jemand hat auf Abbrechen geklickt. | Beginnen Sie neu mit einem Administrator Ihrer Microsoft-Organisation, der eine Zustimmung für die ganze Organisation erteilen kann. |
| „Diese Organisation ist bereits autorisiert. Wählen Sie sie in der Liste.“ | Die Zustimmung bestand schon. | Gehen Sie zum Schritt Organisation zurück und wählen Sie sie. |
| „Microsoft antwortet gerade nicht. Versuchen Sie es gleich noch einmal.“ | Vorübergehendes Problem. | Versuchen Sie es in ein paar Minuten erneut. |

> Verlangt Ihre Organisation eine Genehmigungsanfrage? Dann zeigt Microsoft eine Schaltfläche, um eine Anfrage an Ihre Administratoren zu senden. Siehe [Workflow für die Administratorzustimmung](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/configure-admin-consent-workflow).

### Schritt · Name {#name}

**Auf dem Bildschirm**: der Titel „Der Name für Ihr Team“, die Hilfe „Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen ihn unter Verbindungen. Wählen Sie einen Namen, den sie sofort erkennen.“ und das Feld **Anzeigename**, vorausgefüllt mit „Outlook“.

Wählen Sie einen kurzen Namen, den das Team erkennt, zum Beispiel „Outlook Support“ oder „Outlook Geschäftsleitung“. Klicken Sie auf **Speichern**. **Zurück** führt zum vorigen Schritt.

### Schritt · Zugang {#access}

Hier legen Sie fest, wer Outlook nutzen darf und was der Assistent dort für jede Person tun darf. Dieser Bildschirm ist für alle Werkzeuge gleich.

**Auf dem Bildschirm**: die Zeile „Zugriff geben“ und die Hilfe „Jede Person erhält eine E-Mail und verbindet ihr eigenes Postfach.“

- Ein Block für diese Outlook-Bindung, mit ihrem Namen als Titel (dem Namen aus dem Schritt Name, zum Beispiel „Outlook Support“).
- In jedem Block die Mitglieder des Arbeitsbereichs, mit einem Kästchen pro Person. Sie erscheinen als **Sie**, bereits angehakt.
- In jeder angehakten Zeile die fünf Rechte. **Lesen** ist aktiv und gesperrt. **Erstellen**, **Ändern**, **Löschen** und **Senden** stellen Sie für diese Person ein.
- Schaltflächen **Zugriff geben** und **Später**.

**Was Sie tun**

1. Haken Sie in jedem Block die Personen an, die es brauchen.
2. Schalten Sie für jede Person die nötigen Rechte ein. Was jedes Recht in Outlook erlaubt: siehe [Die Rechte](#rights).
3. Den Eintrag **Sie** können Sie abwählen, sobald im selben Block eine andere Person angehakt ist.
4. Klicken Sie auf **Zugriff geben**.

Solange ein Block leer ist, bleibt **Zugriff geben** ausgegraut, und darunter steht „Fügen Sie mindestens eine Person zu Outlook Support hinzu.“

**Danach**

Der Bildschirm bestätigt „Das Team kann Outlook jetzt nutzen.“, dann „2 Personen erhalten eine E-Mail.“ Wenn es nur eine ist: „1 Person erhält eine E-Mail.“. Klicken Sie auf **Fertig**.

Konnte die E-Mail nicht gesendet werden, zeigt der Bildschirm „Der Zugang ist gespeichert. Die Nachricht wurde nicht gesendet. Kopieren Sie den Link Verbindungen.“ Kopieren Sie den angebotenen Link und senden Sie ihn selbst an Ihre Kolleginnen und Kollegen.

**Mit Später** ist alles Bisherige gespeichert, aber niemand hat Zugang. Die Karte zeigt **Abzuschließen** mit der Zeile „Zugang zu vergeben“. **Fortsetzen** führt Sie zu diesem Schritt zurück.

Die Rechte ändern Sie danach jederzeit unter **Team › Verbindungsrechte** (siehe [Die Rechte](#rights)).

## Mein Konto verbinden {#connect}

Für jede Person, die Zugang erhalten hat.

1. Öffnen Sie **Verbindungen**: `https://mitogen.ai/console/connections`.
2. Klicken Sie unter **Outlook** bei der Bindung mit dem Namen, den Ihr Admin gewählt hat, auf **Postfach verbinden**. „Mit Ihrem geschäftlichen Microsoft-Konto anmelden.“
3. Microsoft öffnet sich. Melden Sie sich mit Ihrer geschäftlichen Adresse an.
4. Zeigt Microsoft eine Liste von Berechtigungen, stimmen Sie zu.
5. Sie kehren zu Mitogen zurück. Ihr Postfach erscheint unter dem Namen der Bindung.

**Mögliche Meldungen**

| Meldung | Was Sie tun |
|---|---|
| „Ein Admin muss zuerst die Microsoft-Organisation verbinden (Module).“ | Die Microsoft-Zustimmung ist nicht abgeschlossen. Sagen Sie Ihrem Mitogen-Admin Bescheid. |
| „Dieses Konto gehört nicht zu dieser Organisation.“ | Sie haben sich mit einem anderen Microsoft-Konto angemeldet. Melden Sie sich bei Microsoft ab und beginnen Sie neu mit Ihrer geschäftlichen Adresse. |
| „Postfach nicht gefunden.“ | Dieses Konto hat kein aktives Outlook-Postfach. Fragen Sie Ihre IT. |
| „Dieses Konto hat keinen Zugriff auf dieses Postfach.“ | Das angemeldete Konto kann dieses Postfach nicht öffnen. |

Zeigt eine Verbindung **Neu verbinden**, klicken Sie darauf und melden Sie sich erneut bei Microsoft an.

## Die Rechte {#rights}

Die Rechte legen fest, was der Assistent in Outlook für eine Person tun darf. Sie gelten **pro Person und pro Bindung**.

**Gemeinsame Regeln**

- **Lesen** gehört zum Zugang. Es ist gesperrt und lässt sich nicht entfernen.
- **Erstellen**, **Ändern**, **Löschen** und **Senden** werden pro Person eingestellt: im Schritt [Zugang](#access), danach jederzeit. Nur ein Admin oder der Inhaber des Arbeitsbereichs stellt sie ein.
- **Beide Rechte müssen vorliegen**: Es braucht das Recht in Mitogen **und** das Recht in Microsoft 365 für das angemeldete Konto. Mitogen gibt nie mehr, als Microsoft dieser Person erlaubt.
- Wer den Zugang einer Person entfernt, trennt auch ihre Verbindungen auf dieser Bindung.

| Recht | Was es in Outlook erlaubt | Was es nicht erlaubt |
|---|---|---|
| **Lesen** | E-Mails, Verläufe, Anhänge, Termine, Kontakte und Kalender suchen und lesen. | Irgendetwas ändern. |
| **Erstellen** | Einen Entwurf vorbereiten: neue E-Mail, Antwort, Allen antworten, Weiterleiten. Einen Termin in Ihrem Hauptkalender oder einem anderen Ihrer Kalender anlegen. Einen Kontakt anlegen. | Senden. Der Entwurf bleibt in Ihren Entwürfen. |
| **Ändern** | Eine E-Mail als gelesen oder ungelesen markieren, eine Nachverfolgung setzen. Einen Entwurf, einen Termin oder einen Kontakt bearbeiten. | Einen Termin verschieben oder eine Terminserie verwalten. |
| **Löschen** | Einen Termin absagen (Outlook benachrichtigt die Teilnehmenden). Einen Kontakt löschen. | **Eine E-Mail löschen: nie.** |
| **Senden** | Den vorbereiteten Entwurf senden, und nur ihn. | Eine E-Mail in einem Zug schreiben und senden, ohne Entwurf. |

Gut zu wissen: Das Vorbereiten einer Antwort kann die ursprüngliche E-Mail in Outlook als gelesen markieren.

Was Outlook mit Mitogen gar nicht unterstützt: freigegebene Postfächer, Gruppenkalender und das Verzeichnis der Organisation.

**Wo Sie die Rechte einstellen**: im Schritt [Zugang](#access), wenn Sie das Werkzeug öffnen, danach jederzeit unter **Team › Verbindungsrechte**.

## Wenn es hakt {#troubleshooting}

| Was Sie sehen | Wahrscheinliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Microsoft meldet, dass eine Administratorgenehmigung nötig ist | Das verwendete Konto kann die Zustimmung für die Organisation nicht erteilen. | Erledigen Sie den Schritt Zustimmung mit einem Administrator, der es kann. Siehe [wer zustimmen kann](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent). |
| „Die Microsoft-Zustimmung ist noch nicht da…“ | Zustimmung nicht abgeschlossen. | Schließen Sie im Microsoft-Tab ab, dann **Fertig**. |
| „Dieses Konto gehört nicht zu dieser Organisation.“ | Falsches Microsoft-Konto. | Melden Sie sich erneut mit der geschäftlichen Adresse der verbundenen Organisation an. |
| Private Adresse (outlook.com, hotmail.com) abgelehnt | Nur geschäftliche oder schulische Konten werden akzeptiert. | Verwenden Sie Ihre geschäftliche Adresse. |
| Der Assistent sagt, er dürfe nicht senden | Das Recht **Senden** ist für Sie nicht eingeschaltet. | Fragen Sie Ihren Mitogen-Admin. |
| Der Assistent findet ein freigegebenes Postfach nicht | Freigegebene Postfächer werden nicht unterstützt. |  |
| **Neu verbinden** | Microsoft hat die Sitzung beendet (Passwort geändert, Zugriff entzogen). | **Neu verbinden**. |

## Zugang entfernen {#revoke}

Von der leichtesten zur vollständigsten Stufe:

1. **Eine Person entfernt ihr Postfach**: **Verbindungen** › **Dieses Konto widerrufen**.
2. **Ein Admin entfernt den Zugang einer Person**: Blatt der Bindung › Abschnitt **Zugang** › Person entfernen. Ihre Verbindungen auf dieser Bindung werden widerrufen.
3. **Ein Admin entfernt die Bindung**: Blatt der Bindung › **Bindung entfernen**. „Die Bindung wird entfernt. Verknüpfte Konten werden widerrufen.“
4. **Bei Microsoft, eine Person** kann den Zugriff, den sie selbst erteilt hat, in [Meine Apps](https://myapps.microsoft.com) entfernen: auf der Kachel Mitogen **…** › **Anwendung verwalten** › **Berechtigungen widerrufen** ([Microsoft-Hilfe](https://support.microsoft.com/de-de/accounts-billing/work-school/edit-or-revoke-application-permissions-in-the-my-apps-portal)). Für vom Administrator erteilte Berechtigungen geht das nicht.
5. **Bei Microsoft, für die ganze Organisation** (Administrator): Microsoft Entra Admin Center › **Entra ID** › **Enterprise-Apps** › **Alle Anwendungen** › Mitogen › **Berechtigungen** › Registerkarte **Admin Zustimmung** › **…** › **Berechtigung widerrufen** ([Microsoft-Dokumentation](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/manage-application-permissions)). Um Mitogen ganz zu entfernen: **Eigenschaften** › **Delete** › **Yes** *(Bezeichnungen aus der offiziellen Dokumentation, dort auch in der deutschen Fassung auf Englisch)*, siehe [Unternehmensanwendung löschen](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/delete-application-portal).

> Achtung: Die Microsoft-Zustimmung gilt gemeinsam für Outlook, Teams und Microsoft-Dateien. Wird sie bei Microsoft entfernt, sind alle drei getrennt.
> Löscht eine Person ihre Daten in Mitogen, bleibt die in Entra erteilte Administratorzustimmung bestehen: Nur ein Microsoft-Administrator kann sie entfernen.

## Offizielle Dokumentation {#official-docs}

| Thema | Link |
|---|---|
| Zustimmung für die ganze Organisation, wer sie erteilen kann | [Administratorzustimmung erteilen](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent) |
| Die Administratorrollen in Microsoft 365 | [Info zu Administratorrollen](https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/add-users/about-admin-roles) |
| Benutzer- und Administratorzustimmung verstehen | [Benutzer- und Administratorzustimmung](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/user-admin-consent-overview) |
| Genehmigungsanfragen durch Benutzer | [Workflow für die Administratorzustimmung](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/configure-admin-consent-workflow) |
| Berechtigungen prüfen und entfernen | [Anwendungsberechtigungen verwalten](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/manage-application-permissions) |
| Die App aus der Organisation entfernen | [Unternehmensanwendung löschen](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/enterprise-apps/delete-application-portal) |
| Eigene Berechtigungen entfernen | [Portal „Meine Apps“](https://support.microsoft.com/de-de/accounts-billing/work-school/edit-or-revoke-application-permissions-in-the-my-apps-portal) |
| Die ID Ihrer Organisation finden | [Mandanten-ID finden](https://learn.microsoft.com/de-de/entra/fundamentals/how-to-find-tenant) |

Alle diese Seiten gibt es auf Deutsch.

## Häufige Fragen {#faq}

**Kann der Assistent eine E-Mail für mich senden?**
Nur wenn Sie das Recht **Senden** haben, und nur den Entwurf, den er vorbereitet hat. Ohne dieses Recht bleibt der Entwurf in Ihren Entwürfen, und Sie senden ihn selbst.

**Kann der Assistent meine E-Mails löschen?**
Nein, nie.

**Kann Mitogen alle Postfächer des Unternehmens lesen?**
Nein. Es handelt nur für die Personen, die ihr Postfach verbunden haben, mit deren eigenen Rechten.

**Muss ich für Teams oder Microsoft-Dateien erneut zustimmen?**
Nein. Eine einmal autorisierte Organisation gilt für alle drei Werkzeuge.

**Warum ein Microsoft-Administrator?**
Weil die Zustimmung für die ganze Organisation gilt. Microsoft behält sie Administratoren mit dieser Befugnis vor.

**Kann ich mehrere Outlook-Bindungen öffnen?**
Ja, höchstens zehn. Zum Beispiel eine pro Organisation oder pro Team.